Et godt innblikk i det offentlige

Med bedre innsyn i offentlige dokumenter kan informasjonsfolk øke kunnskapsnivået i mange organisasjoner. En ny bok forteller om hvordan dette kan gjøres i praksis.

Innsyn i offentlige dokumenter kan gjøre mange organisasjoner bedre forberedt på politiske prosesser og debatter. Denne boken er først og fremst skrevet for journalister som er på jakt etter gode historier. Men de praktiske rådene for hvordan man får tak i relevante dokumenter er også nyttig for andre som jobber med informasjon. Utgangspunktet for boken er den nye offentlighetsloven, som omhandler begrensninger og rettigheter i forhold til innsyn i dokumenter som er utarbeidet av offentlig forvaltning. Når det ikke er gode argumenter mot, skal alle offentlige dokumenter være tilgjengelige når de er ferdigstilt. Denne tilgjengeligheten gjelder da selvsagt også informasjonsplaner og -strategier.

Sentrale personer

Redaktørene av boken har invitert en rekke sentrale personer til å gi sine bidrag om hvordan offentlighetsloven skal fungere. Høyskoledosent Nils E. Øy viser til at dokumenter skal være tilgjengelige når de er sendt eller levert til en annen part, uansett forsendelsesmåte. Også dokumenter som overleveres til representanter for den samme organisasjonen, i for eksempel et møte utenfor organisasjonens egne lokaler, skal etter loven være tilgjengelig for alle. Øy viser til at det ikke er noen formelle krav for hvordan du kan kreve innsyn. Virksomheten som har fått kravet må svare skriftlig og alltid vise til en lovhjemmel, hvis de nekter innsyn. Den offentlige institusjonen som har mottatt kravet har imidlertid ikke anledning til å spørre om hva informasjonen skal brukes til.

Misbruk

Journalist og nestleder i Norsk Presseforbunds offentlighetsutvalg, Hanne Wien, skriver i boken at det er hjemmelen om at dokumentene er interne som har blitt mest misbrukt. Begrunnelsen for denne unntakshjemmelen er at skriftlige fremstillinger på et tidlig tidspunkt ikke har samme kvalitet som endelige vedtak og begrunnelser. Men Wien påpeker at den aktuelle saksbehandleren plikter likevel å gjøre en avveining om det virkelig er nødvendig å hemmeligholde innholdet, opp mot offentlighetens behov for innsyn i offentlig forvaltning.

Konkrete råd

Redaktørene setter selv opp noen tips for hvordan innsynsretten kan utnyttes bedre. Disse rådene er opprinnelig skrevet for redaksjoner, men kan enkelt overføres til ulike organisasjoner:

Sørg for at noen i organisasjonen er dedikerte til å følge med i offentlige postjournaler
Bygg opp kunnskap hos personer som tar spesielt ansvar, som kan fungere som veiledere for andre
Sørg for gode rutiner, slik at relevant informasjon blir sporet og oppdaget
Ved å følge de mange innspillene fra bokens bidragsytere, kan kommunikatører være med på å hjelpe sine organisasjoner til større innflytelse på politiske debatter. Spesielt for interesseorganisasjoner og organisasjoner som representerer ulike grupper i befolkningen er det viktig at det er noen i organisasjonen som overvåker relevante, politiske prosesser og informerer om disse til resten av organisasjonen. Det meste av stoffet i denne boken er lagt frem på en ryddig og god måte, slik at den motiverte leser vil finne mye nyttig og praktisk informasjon. Med kunnskap fra denne boken vil du derfor ha gode kort på hånden i forhandlinger med hemmelighetsfulle byråkrater.

Direkte søk på internett

I løpet av første halvår 2009 skal den nye offentlige elektroniske postjournalen være tilgjengelig for alle. Dette vil være en nettside for søk og bestilling av innsyn i offentlige postjournaler, som er en oversikt over brev og andre journalførte dokumenter. Alle departementene, en rekke direktorat og Statsministerens kontor blir med i den nye ordningen. Ansvaret for å få på plass dette opplegget er Fornyings- og administrasjonsdepartementet, som også har ansvaret for statens informasjonspolitikk.

Kilde: Regjeringen.no.