Personvern

Vi er opptatt av å verne om dine personlige opplysninger. Denne personvernerklæringen forklarer hvilken informasjon vi lagrer og hvordan vi bruker den. Den beskriver også hvilke rettigheter du har.

Kommunikasjonsforeningen, Brugata 19, 0186 OSLO org.nr.: 981310950 er ansvarlig for personopplysningene vi lagrer.  

Hvilke personopplysninger behandler vi, og hva er vårt formål med det? 

Innmelding/medlemsadministrasjon av betalende medlemmer 

Medlemskap i Kommunikasjonsforeningen er personlig. Vi ber i forbindelse med innmelding om personopplysninger som er nødvendige for å bekrefte, opprette og administrere medlemskapet, sende ut faktura og medlemsbladet som er inkludert i medlemskontingenten (fagbladet Kommunikasjon). Du trenger ikke å oppgi din privatadresse dersom du ikke ønsker å motta bladet og faktura betales av ditt arbeidssted. Du kan reservere deg mot utsendelse av medlemsbladet i papirformat ved innmelding eller når du logger inn på ditt medlemskap på www.kommunikasjon.no.

Personopplysninger: Navn, privatadresse, fakturaadresse, e-postadresse og mobilnummer. 
Formål: Å administrere medlemskapet, tildele lokallag, fakturering, utsendelse av medlemsblad (inkludert i medlemskontingent), kommunikasjon om medlemskapet og utsendelse av velkomstbrev med informasjon om innlogging. 
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (b) - "oppfyllelse av avtale".

Innmelding/medlemsadministrasjon av fulltidsstudenter under 30 år 

Når du blir studentmedlem i Kommunikasjonsforeningen ber vi om personopplysninger som er nødvendige for å bekrefte, opprette og administrere studentmedlemskapet. 

Personopplysninger: Navn, poststed, e-postadresse, mobilnummer og estimert studietid. 
Formål: Å administrere medlemskapet, tildele lokallag, kommunikasjon om medlemskapet og utsendelse av velkomstbrev med informasjon om innlogging. 
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (b) - "oppfyllelse av avtale".

Innmelding/statistikk 

Kommunikasjonsforeningens har behov for kjennskap til medlemmenes demografiske bakgrunn for å kunne tilby relevante tjenester og å ha oversikt over vår medlemsutvikling. Vi fører statistikk for løpende oversikt over vår medlemssammensetning, og registrerer derfor i tillegg følgende personopplysninger ved innmelding.

Personopplysninger: Kjønn (kvinne, mann eller ukjent), fødselsår, stilling, arbeidssted (sektor og bransje). Studenter bes oppgi studiested og studieretning. 
Formål: Løpende oversikt over medlemsmassen for å kunne analyse, tilpasse og markedsføre medlemstilbudet. 
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (f) - "berettiget interesse".

Frivillige verv 

Kommunikasjonsforeningen er en interesseforening, med mulighet for flere frivillige verv i styrer, lokallag, arbeidsgrupper og komiteer. 

Personopplysninger: Verv og varighet, portrettbilde med kontaktinfo på vår nettside kommunikasjon.no, kontonummer.
Formål: Gi oversikt over verv og kontaktinfo til medlemmer og sekretariatet, historisk arkiv og å kunne refundere utlegg. 
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (b) - "avtale», og GDPR Artikkel 6 (f) «berettiget interesse» for historisk arkiv.

Nyhetsbrev til medlemmer 

Nyhetsbrev er Kommunikasjonsforeningens hovedkanal med informasjon til medlemmer. Det inneholder informasjon om aktuelle kurs og arrangementer, fagstoff og ledige stillinger. Du vil i tillegg motta ekstra nyhetsbrev om større arrangementer, aktiviteter i ditt lokallag, aktuelt for din stillingsgruppe eller som student. Vi benytter leverandøren MAKE til utsendelser og åpningsstatistikk for nyhetsbrevet. Loggen slettes automatisk etter 45 dager. Dersom du ikke ønsker å motta nyhetsbrevet er det mulig å melde seg av nederst i hver utsendelse. 

Personopplysninger: E-postadresse, eventuelt lokallag og/eller stillingsgruppe  eller studier. Aktivitet i nyhetsbrevet.
Formål: Å formidle aktuelt og treffsikkert fagstoff og medlemstilbud til medlemmer 
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (f) - "berettiget interesse".

Medlemsundersøkelser 

Vi sender ut egne medlemsundersøkelser for å få innsikt i om vi har et relevant medlemstilbud, for å få informasjon til vår årlige lønnsstatistikk/lønnskalkulator og for å få svar på andre faglige spørsmål eller innspill. Undersøkelsene gir viktig innsikt som er til fordel for både medlemmene og foreningen. 
Undersøkelsene er anonyme eller resultatene er anonymiserte, og det er frivillig å svare.  Det er mulig å reservere seg mot å motta medlemsundersøkelser med å logge inn på din medlemsside.

Personopplysninger: E-postadresse eller mobilnummer, og evt. åpne svar på undersøkelsene. 
Formål: Bidra til å kartlegge medlemsbehov og ulike sider av faget. 
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (f) - "berettiget interesse".

Spørreundersøkelser 

Vi deltar sammen med enkelte utdanningsinstitusjoner og/eller bransjeaktører i undersøkelser eller forskning på kommunikasjonsfaget, for å få tilgang til relevant informasjon om bransjen og om faget. Det kan i enkelte tilfeller være behov for å bruke en ekstern databehandler for å få gjennomført undersøkelsen. Vi vil i forkant av hver undersøkelse vurdere om Kommunikasjonsforeningen vil ha «berettiget interesse» av å delta, og om eventuelle personopplysninger blir sikkert ivaretatt. Foreningen har flere ganger samarbeidet med Kantar og Kampanje om spørreundersøkelsen «Byråprofil». Undersøkelsene er anonyme eller resultatene er anonymiserte, og det er frivillig å svare. Du kan reservere deg mot å delta med å logge inn på din medlemsside.  

Personopplysninger: E-postadresse, mobilnummer og evt. åpne svar på undersøkelsene. 
Formål: Samle innsikt om kommunikasjonsfaget og/eller til forskning som foreningen og/eller medlemmer har bruk for. 
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (f) – "berettiget interesse".

Påmelding til arrangementer og kurs 

Når du melder deg på arrangementer og kurs hos Kommunikasjonsforeningen ber vi om personopplysninger som er nødvendige for å administrere din deltakelse og fakturere.  
Medlemmer: personopplysningene vil samsvare eller oppdatere ditt medlemskap.
Andre deltakere: registreres i vårt medlemssystem med oppgitte personopplysninger for å administrere din deltakelse, fakturere og evaluere.
Kursledere får utdelt en deltakerliste som inneholder navn, arbeidssted og tittel for å tilpasse kurset til deltakerne.
Opplysninger om deltakelse beholdes i vårt medlemssystem for historisk arkiv. Informasjon om tilpasninger/allergier slettes automatisk når kurset er gjennomført.  For medlemmer er det mulig å reservere seg mot evalueringer med å logge inn på din medlemsside.

Personopplysninger: Navn, arbeidssted, stilling, e-postadresse, mobilnummer, fakturaopplysninger og eventuelle allergier/tilrettelegging. 
Formål: Å administrere din deltakelse før, under og etter arrangementet.  Utarbeide deltakerliste til kursleder. Historisk arkiv.
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (b) - "oppfyllelse av en kontrakt" ved gjennomføring av kurs og arrangementer og GDPR Artikkel 6 (f) - “berettiget interesse” for historisk arkiv og for å lage en deltakerliste til kursleder.

Abonnement på fagbladet Kommunikasjon  (andre enn medlemmer)

Ved bestilling av abonnement på vårt fagblad ber vi om de personopplysningene vi trenger for å administrere abonnementet. Opplysningene om abonnementet blir lagret i vårt medlemssystem under kundeforholdet og beholdes deretter under kundeforholdet eller så lenge Regnskapsloven krever. 

Personopplysninger: Navn/kontaktperson, leveringsadresse, fakturaopplysninger, e-postadresse og mobilnummer. 
Formål: Utsendelse av fagblad og fakturering av abonnementet. 
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (b) - "oppfyllelse av en kontrakt".

Abonnement på Kommunikasjonsforeningens nyhetsbrev (andre enn medlemmer) 

Når du registrerer deg som abonnent på vårt nyhetsbrev ber vi om de personopplysningene vi trenger for å sende deg nyhetsbrevet. E-postadressen registreres via nettsiden Kommunikasjon.no og lagres i en adresseliste hos vår samarbeidspartner Make.no for utsendelse av nyhetsbrev. E-postadressen slettes hvis vi får melding om at nyhetsbrevet ikke kommer frem eller når du avslutter abonnementet. Du kan selv avslutte abonnementet nederst på nyhetsbrevet i hver utsendelse.

Personopplysninger: E-postadresse. 
Formål: Sende ut nyhetsbrev til andre interesserte enn medlemmer
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (a) - "samtykke".

Nettsiden kommunikasjon.no

Når du besøker vår nettside første gang vil en CookieBot håndtere informasjonskapslene vi bruker. Informasjonskapsler (cookies) vil gjenkjenne deg som bruker og gi deg et tilpasset innhold og tjenester på nettsiden. Du kan tillate alle eller bare et utvalg. I tillegg kan du velge å samtykke til informasjonskapsler fra tredjeparter, personalisering og tilpasset markedsføring. Samtykket ditt til dette kan trekkes tilbake ved å klikke på det lille ikonet nederst til venstre hjørne på nettsiden. Informasjonskapsler vil også være mulig å slette fra din PC etter å ha besøkt et nettsted. Kommunikasjonsforeningen bruker programmet Matomo Analytics for å registrere og analysere anonymisert statistikk på vår nettside.

Personopplysninger: IP-adresse
Formål: Å forbedre brukeropplevelsen og få statistikk over nettsiden
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (f) - "berettiget interesse" (nødvendige informasjonskapsler) og GDPR Artikkel 6 (a) “samtykke” (informasjonskapsler fra tredjeparter).

Innlogging på Min side (www.kommunikasjon.no)

Ved innlogging til din medlemsside må du oppgi mobilnummeret som du oppga ved innmelding for å få tilsendt en engangskode som skal benyttes. Utsendelsen vil bli registrert hos våre leverandører 99x og Team Data Systems underleverandør/mobilpartner Eurobate. Endringer som du gjør på din medlemsside blir registrert i vår medlemsbase levert av Team Data Systems.

Personopplysninger: Mobilnummer, eventuelle endringer som du oppgir
Formål: At medlemmer skal kunne logge inn og gjøre endringer på medlemsprofil
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (f) - "oppfyllelse av avtale"

Bestilling av annonser 

Ved bestilling av annonser på nettsiden kommunikasjon.no, i fagbladet Kommunikasjon eller i podkasten Kompodden registrerer vi de personopplysningene vi trenger for å sette opp annonsen og sende faktura.  

Personopplysninger: Navn på kontaktperson og fakturainformasjon. 
Formål: Å administrere avtale om annonsering, herunder registrering av avtalen og fakturering. 
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (b) - "oppfyllelse av en kontrakt".

Søknad om masterstipend 

Ved søknad om masterstipend (gjelder våre studentmedlemmer) ber vi om de personopplysninger vi har behov for ved administrasjon av søknaden og utvelgelse av kandidaten. Dersom studenten får innvilget stipend skal det fylles ut en kontrakt for levering og omtale av oppgaven, og vi vil ha behov for opplysninger om utbetaling. Søknad om masterstipend sendes inn til oss pr. e-post, og dokumentasjonen med vedlegg vil bli lagret i vårt Teams-arkiv for vurdering av personer som er involvert i utvelgelsesprosessen. Søknaden og dokumentasjonen for andre enn mottakere av stipendet blir slettet når resultatet er klart. Søknaden og dokumentasjonen for mottaker av stipendet vil bli slettet når masteroppgaven er levert til Kommunikasjonsforeningen.   

Personopplysninger: Navn, adresse, mobil, e-post, alder, studiested og studieretning. Karakterutskrift fra masterutdanning og vitnemål eller karakterutskrift fra fullført bachelor-grad.  
Formål: Å velge ut kandidat(er) til å motta Kommunikasjonsforeningens masterstipend på kr 30 000. 
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (b) - "oppfyllelse av en kontrakt".

Søknad om opptak ved Forsvarets Høgskole 

Ved søknad om opptak på kurs ved Forsvarets Høgskole (gjelder våre medlemmer) ber vi om personopplysninger vi har behov for ved administrasjon av søknaden og vår innstilling av kandidat(er) til det aktuelle kurset. Søknad om opptak sendes inn til oss pr. e-post, og dokumentasjon vil bli lagret i vårt Teams-arkiv for gjennomsyn av de personer som er involvert i utvelgelsesprosessen. Dersom søkeren blir innstilt av Kommunikasjonsforeningen videresendes søknad og dokumentasjon videre på e-post til kurskonsulent ved Forsvarets Høgskole. Søknaden og dokumentasjonen for andre enn innstilte kandidater blir slettet når innstillingen er klar. Søknaden og dokumentasjonen for innstilt(e) kandidat(er) vil bli slettet når Kommunikasjonsforeningen mottar beskjed fra Forsvarets Høgskole om det endelige resultatet av opptaket. 

Personopplysninger: Navn, adresse, mobil, e-post, alder, arbeidssted, tittel og CV og motivasjon for deltakelse.
Formål: Å innstille kandidat(er)/medlemmer av Kommunikasjonsforeningen til deltakelse på Forsvarets kurs. 
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (b) - "oppfyllelse av en kontrakt".

Våre underleverandører og databehandlere 

Vi samarbeider med flere underleverandører (databehandlere) som leverer nødvendige tjenester for administrasjon av medlemskap og tjenester. Kommunikasjonsforeningen har databehandleravtaler som spesifiserer hvilket formål personopplysninger gjelder for.  

Firma og formål: 
Team Data Systems AS, org.nr: 975 950 476 – leverandør av medlemssystem 
99x Digital Solutions AS, org.nr.: 989 890 832 – leverandør av nettsider 
Runtime AS, org.nr.: 952 944 770 – leverandør av IT-utstyr og tjenester 
Matomo Analytics: https://matomo.org/ - nettsidestatiskk
Questback AS, org.nr.: 981 547 632 – utsendelse av medlemsundersøkelser og evalueringer
Make AS, org.nr.: 993 555 002 – utsendelse av nyhetsbrev 
Delta Regnskap, org.nr: 942 990 855 – regnskapsføring 
Mastercard Payment Services Norway AS, org.nr.: 822 988 822 – utsendelse av elektronisk faktura (EHF) 
DNB Bank ASA, org.nr.: 984 851 006 - bankforbindelse 
VISMA AS, org.nr.: 936 796 702 – regnskapssystem  
Collectia AS, org.nr.: 916 624 727 – innkreving og inkasso 
Kantar AS, org.nr.: 828 826 042 – utsendelse av spørreundersøkelsen Byråprofil
RK Grafisk AS, org.nr.: 926 671 251 – utsendelse av fagbladet Kommunikasjon  
Telia Norge AS, org. nr: 981 929 055 – Mobilt sentralbord 

“Databehandleravtaler” GDPR Artikkel 28 sikrer at dine personopplysninger kun skal brukes til avtalte, spesifikke formål og på en sikker måte sammen med våre leverandører. 

Hvordan melder du deg ut av Kommunikasjonsforeningen? 

Utmelding kan registreres på din medlemsside når du logger inn på www.kommunikasjon.no.
Din innbetalte medlemskontingent gjelder for et kalenderår, altså fra innmeldingsdato til 31.12. Utmeldingsdato vil derfor være pr. 31.12. hvis ikke annet er avtalt.

Oppfølgning av utmeldte:
I utmeldingsperioden vil Kommunikasjonsforeningen ta kontakt med deg på e-post eller mobil for å gi deg mulighet til å trekke din utmelding og fortsette som medlem.

Personopplysninger: E-post adresse, mobilnummer
Formål: Å gi utmeldte medlemmer mulighet til å fortsette medlemskapet
Behandlingsgrunnlag: GDPR Artikkel 6 (f) - "berettiget interesse".

Hvordan arkiveres og slettes opplysningene dine? 

Dine opplysninger lagres i vårt medlemssystem Consio. Ved utmelding pr. 31/12 slettes ditt fødselsår, din privatadresse, mobil og e-postadresse. Øvrige opplysninger lagres jfr. Regnskapsloven og for historisk arkiv.

Dine rettigheter:

Du har etter GDPR artikkel 15-21 følgende rettigheter:

Innsyn: Du kan be om innsyn i hvilke personopplysninger vi har lagret om deg. 
Rett til retting og sletting: Du kan kreve at feilaktige eller unødvendige opplysninger blir rettet eller slettet. 
Rett til begrensning: Du kan kreve at behandlingen av registrerte opplysninger begrenses. 
Dataportabilitet: Du har rett til å motta personopplysningene du har gitt oss, i et strukturert, alminnelig og maskinlesbart format. 
Rett til å protestere: Du har rett til å protestere mot behandling av personopplysninger (profilering) basert på berettiget interesse.

Hvordan sikres dine personopplysninger? 

Digitale opplysninger oppbevares i vår medlemsbase levert av Team Data Systems AS. Innlogging med tofaktor-autentisering. Som digitalt arkiv benyttes Microsoft Office 365 som er driftet av Runtime AS. Vi har databehandleravtaler med våre leverandører. 
Fysisk historisk arkiv er Brugata 19, Oslo. 
Tilgangsbegrensninger: Kun ansatte og databehandlere som foreningen har databehandleravtale med får tilgang til dine opplysninger. Tillitsvalgte har tilgang til opplysninger de trenger for lokale aktiviteter.
Sikkerhetstiltak: Vi bruker krypterte systemer for overføring av sensitive opplysninger, og vi følger strenge sikkerhetsprosedyrer for å beskytte personopplysninger mot misbruk.

Interne rutiner 

Kommunikasjonsforeningen benytter e-post og telefon i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter som en del av det daglige arbeidet. Relevante opplysninger som framkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del administrasjon av kurs, medlemskap, abonnement og annonser, kan bli registrert i vår medlemsbase eller lagret i Outlook så lenge behovet varer. 

Den enkelte medarbeider er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i sin e-post. Ved fratreden slettes e-postkontoene. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post. 

Vi benytter mobilt sentralbord fra Telia, og ansatte som er pålogget har derfor en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler. 

Besøkende til våre lokaler i Brugata 19 må ved ankomst registrere seg og hvem de skal besøke med navn, arbeidssted og mobilnummer. Systemet driftes av gårdeier Storebrands leverandør, Adaptive AS.  

Endringer i personvernerklæringen 

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov. Den nyeste versjonen vil alltid være tilgjengelig på vår nettside www.kommunikasjon.no , og vi vil varsle deg direkte via e-post eller vårt nyhetsbrev dersom det gjøres vesentlige endringer som påvirker dine rettigheter. 

Hvordan kontakter du oss for mer informasjon? 

Du kan kontakte oss på e-post: post@kommunikasjon.no eller telefon 23 31 59 00 for ytterligere informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger. 

Dato: 26. mai 2025 