Ny lov, nye oppgaver
Informasjonsplikten etter den nye åpenhetsloven – blir dette kommunikasjonsavdelingenes ansvar?
Håkon Reiten Finnbakk og Vebjørn Søndersrød i Ræder.
Den 9. juni 2021 vedtok Stortinget den mye omtalte «åpenhetsloven», eller som den formelt heter: «Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.» I loven, som trer i kraft 1. juli 2022, pålegges større virksomheter å utføre såkalte «aktsomhetsvurderinger», hvor man skal kartlegge og forebygge negative konsekvenser for menneskerettigheter og arbeidsforhold som virksomheten har forårsaket eller bidratt til.
Trenger ingen grunn
Ved siden av plikten til å gjennomføre og dokumentere regelmessige aktsomhetsvurderinger gir loven også enhver som ønsker det, en rett til å få utlevert informasjon om hvordan virksomhetene håndterer de negative virkningene som avdekkes. Forespørselen kan enten be om en generell orientering om virksomhetens arbeid, systemer og tiltak for å redusere negativ påvirkning, eller knytte seg til et bestemt produkt eller tjeneste.
Den som ber om informasjon, trenger ikke å vise til noen nærmere begrunnelse for å få informasjonen utlevert. Med dette åpnes det for at en stor gruppe interessenter – både journalister, aktivister, forbrukere, interesseorganisasjoner og fagforeninger – vil kunne bruke bestemmelsen til å få innsyn i informasjon som tidligere har vært mindre tilgjengelig. Det eneste som stilles av krav, er at forespørselen fremsettes skriftlig, og at det er mulig for virksomheten som mottar forespørselen, å forstå hva slags informasjon som kreves utlevert.
Urimelige krav
Etter at forespørselen er mottatt, skal virksomheten forberede et skriftlig svar som etter loven skal gis ut innen rimelig tid og senest innen tre uker. Dersom mengden eller typen informasjon som etterspørres, gjør det svært byrdefullt å besvare forespørselen innen treukersfristen, vil virksomheten kunne få så mye som to måneder på seg. Hovedregelen vil imidlertid være at forespørselen skal besvares innen tre uker.
Til en viss grad vil virksomhetene kunne avslå et krav om informasjon. Forutsetningene er da enten at kravet er åpenbart urimelig, at det ikke er mulig å identifisere hva kravet gjelder, eller at kravet knytter seg til opplysninger om forretningshemmeligheter eller noens personlige forhold. I forarbeidene til loven er det imidlertid presisert at unntaksmulighetene skal praktiseres med varsomhet, og at det derfor skal mye til før man vil kunne avslå et informasjonskrav. Dersom man mener at forespørselen kan avslås, skal det gis en nærmere begrunnelse for dette.
Faller på kommunikasjonsavdelingen
Det er knyttet stor grad av usikkerhet til hvordan reglene om informasjonskrav vil slå ut når de trer i kraft 1. juli i år. Virksomhetene som omfattes av loven,1 må regne med å få en mengde informasjonsforespørsler allerede i sommer, og bør derfor starte arbeidet med å forberede virksomheten på hvordan de skal svare på slike forespørsler. En viktig del av dette arbeidet vil innebære å delegere ansvar internt, slik at det er avklart hvem som skal ha til oppgave å håndtere forespørslene når de begynner å tikke inn.
Vi tror at ansvaret for å følge opp informasjonskravene i stor grad vil bli lagt til kommunikasjonsavdelingene hos virksomhetene som omfattes av loven. Kommunikasjonsavdelingene er vant til å besvare informasjonsforespørsler og er godt egnet til å håndtere informasjonsansvaret etter åpenhetsloven.
Kartlegg nå!
For at kommunikasjonsavdelingene skal være rustet til å besvare forespørslene som kommer, er det imidlertid en forutsetning at virksomheten på forhånd har forberedt tilstrekkelig dokumentasjon som kan sendes ut. Vår anbefaling er derfor at virksomhetene som omfattes av loven, allerede nå starter arbeidet med å kartlegge egen virksomhet og leverandørkjede, slik at man har mulighet til å gi ut informasjon når loven etter hvert trer i kraft. Det vil også være fornuftig å nå på forhånd definere hvilken informasjon virksomheten mener er forretningshemmeligheter og derfor lovlig kan unntas fra innsyn. Videre kan personopplysninger om noens personlige forhold unntas.
I tillegg skal virksomheten hvert år (proaktivt) offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene. I praksis blir første frist for dette 30. juni 2023.
Strengt
Uten at det gjøres et slikt forarbeid, vil det fort bli vanskelig for virksomhetene å overholde tidsfristene som følger av loven. Fristene for å svare ut informasjonskravene er som nevnt strenge, og man risikerer å bli ilagt overtredelsesgebyr dersom disse oversittes. Dette gir et klart insentiv til virksomheter som enda ikke er i gang med arbeidet, om å forberede virksomheten på de kravene som kommer.
