Ti tips til å forankre klarspråkarbeid

fakta

Hilde Bringsli
Hilde jobber som rådgiver i Itera Gazette. Hun er gjesteblogger på PR-prat.

1. Sørg for forankring

Start med å forankre språkarbeidet hos ledelsen. Er ikke ledelsen med, kan det bli vanskelig å prioritere dette arbeidet, særlig i travle tider. Sørg også for å få klarspråksatsingen inn i overordnede planer og strategier.

2. Sett ned en ressursgruppe

Etabler en ressursgruppe som har ansvar for å følge opp prosjektet og rapportere til ledelsen. Denne bør være bredt sammensatt, for eksempel: kommunikasjonsrådgivere, ansatte som representerer fagsiden og førstelinje-tjenesten.

3. Definer hovedutfordringen(e)

Hvor trykker skoen? Har dere et generelt språkproblem eller er det visse dokumenter som er mer utfordrende enn andre? Har dere et felles språk, stil og tone? Lag en oversikt over hva dere skal jobbe med, hva dere skal endre og hvordan dere skal nå målene.

4. Få brukerinnsikt

Ofte er det et gap mellom hvordan vi opplever egen kommunikasjon og hvordan kundene opplever den. Brukerinnsikt kan dere få på flere måter. Velegnede metoder er å gjennomføre brukerpanel, kvalitative eller kvantitative intervjuer og analyser.

5. Sett klare mål for arbeidet

Hva ønsker dere å oppnå med språkarbeidet? Hvilke dokumenter og kanaler skal dere jobbe med? Hvilke skal dere ikke jobbe med? Det er viktig å begynne i det små. Gaper dere over mye, er sjansen for at dere lykkes mindre.

6. Vurder ekstern hjelp

Vurder om dere skal gjennomføre klarspråkarbeidet kun med egne ressurser eller om dere skal trekke inn eksterne fagfolk. De fleste vil ha utbytte av å involvere eksterne, da disse kan vurdere bedriftens kommunikasjon med et mer objektivt blikk.

7. Legg en plan for å synliggjøre resultater

Husk å formidle resultatene av prosjektet underveis, for eksempel på felles frokostmøter, gjennom enkle kampanjetiltak osv. Gode resultater vil inspirere og motivere til videre innsats og det bidrar til forankring i hele organisasjonen.

8. Utvid perspektivet

Sett klarspråkarbeidet inn i en større sammenheng. Klarspråk handler ikke bare om et klart, tydelig og brukertilpasset språk, men om god kundebehandling, noe som igjen påvirker bedriftens omdømme.

9. Tenk langsiktig

Det tar tid å endre en skrivekultur. Kommuniser dette til de ansatte, slik at de opplever at det er rom for å «prøve og feile». Ingen blir superskribenter fra en uke til en annen.

10. Bruk humor

Blir språkarbeidet oppfattet som tørt og kjedelig, er det vanskelig å motivere de ansatte til å bli med på «språkferden», derfor kan det være lurt å bruke humor. Trenger du inspirasjon, sjekk: klarspråk.no/le av andre.

Kilder: eget klarspråkarbeid // klarspråk.no // Språkrådet