Skal du skrive til årsrapporten?

fakta

Rune Wikstøl
Rune er språkrøkter i NTB og holder skrivekurs for bedrifter, organisasjoner og det offentlige. Han skriver fast på PR-prat.

Både før og etter sommerferien har jeg hatt fornøyelsen av å saumfare språket i to årsrapporter, begge fra tunge statlige virksomheter hvor byråkratspråket sitter dypt i veggene og Farmandprisen er flere lysår unna. Problemet er ikke nødvendigvis at språket er uforståelig, men at det er oppstyltet, tungt og avsenderorientert. Må en årsrapport nødvendigvis være slik?

Mitt credo er at du skal slippe å lese en tekst flere ganger for å få med deg hva som står der. Leseren skal med andre ord slippe å anstrenge seg. Årsrapport eller ei, godt språk handler om å skrive så lett at leseren ikke merker noe, at setningene bare glir inn i hjernen uten nevneverdig friksjon.

Det er også det vanskeligste. Det er mye lettere å skrive kronglete og byråkratisk enn elegant og lettfattelig. Byråkratspråket sitter i veggene. I tillegg er det ikke få av oss som har en frykt for ikke å bli tatt seriøst, en angst for å virke banal dersom du skriver enklere uten å pakke inn formuleringene i godt og trygt stammespråk med et ekstra lag byråkratforsterkning. 

Se opp for substantivering

Hva har jeg så merket meg? Vi kan starte med årsrapportenes utstrakte bruk av substantivering i stedet for å bruke aktive verb. Ordene kalles verbalsubstantiv og ender ofte på ing, -ning, het og else. Som å skrive foreta en undersøkelse og ikke undersøke, gi en redegjørelse i stedet for redegjøre.

Slike verbalsubstantiv er selvsagt ikke galt i seg selv, men er det mange nok av dem, gjør det språket tungt. Det er med andre ord lov å variere. Gevinsten er større nærhet til leseren. Vi tar denne som eksempel: Inspeksjonsforberedelse er en ressurskrevende del av bedriftens virksomhet. Her har vi ett ord på -else og ett på –het og kun ett verb, det litt kjedelige er. Vi har også lange ord, noe som ikke minst skaper vansker for dyslektikere.

Hva gjør du? La oss starte med å dele opp de lengste ordene, og skrive Forberedelse av inspeksjoner krever store ressurser. Det er straks noe bedre, men la oss gå et steg videre ved å snu på flisa og lage en helt ny setning: Bedriften bruker store ressurser på å forberede inspeksjoner. Mitt råd er å legge bort originalen og tenke på hvordan du ville sagt det over middagsbordet hjemme. Da kommer svaret ofte av seg selv.

Bytt ut passiv med aktiv

Substantivering følges gjerne av passiv. Passiv har vi når vi skriver Avisen leses av far i stedet for Far leser avisen. Vi kan bruke det når vekten ligger på objektet i setningen, som avisen, men i vanlig norsk dagligtale er passiv lite brukt. Ifølge en undersøkelse Språkrådet har gjort, bruker vi under fire prosent passiv når vi snakker, mens offentlige tekster ikke sjelden sniker seg opp mot det tidobbelte.

Det er altså ikke noe galt med passiv i seg selv. Men når teksten gjennomgående bruker passivformer, skaper det avstand til leseren. Det er også uklart hvem som er avsenderen i tillegg til at det kan virke ansvarsfraskrivende. Kanskje det er derfor politikere er spesielt glad i passiv, som her? Det må settes fokus på å beholde arbeidskraften. Men hvem skal gjøre det?

Passiv løser du lett ved å skrive om til en aktiv setning med subjekt og verb: Etter hvert møte skrives det en rapport. I rapportene beskrives de ulike tiltakene som skal realiseres. Her har vi tre passiver. La oss beholde den siste, men skrive om de to første. Etter hvert møte skriver vi en rapport. Rapportene beskriver de ulike tiltakene som skal realiseres.

Pronomen gir en tydelig avsender

I eksemplene ovenfor har jeg brukt en svært enkel metode for å unngå substantivering og passiv: Jeg har skrevet om til en aktiv setning med subjekt og verb, altså at noe(n) gjør noe. Da blir gjerne budskapet tydeligere, avsenderen trer klarere fram og misforståelser unngås.

Mange årsrapporter har en klar frykt for å bruke personlige pronomen, og da tenker jeg spesielt på vi. I enkelte rapporter er dette pronomenet nærmest totalt fraværende. Tenk på at variasjon ofte er tingen. For eksempel kan vi ta Statens Pensjonskasse, som har fått mye ros for sine årsrapporter. Her varieres det mellom Vi, SPK og passiv: Vi vil fortsette arbeidet med…, SPK har startet forberedelser, og Det er utarbeidet forretningskrav…

Med andre ord: Du trenger ikke være redd for å miste ansikt om du skriver klart og enkelt. Knapt noen har fått klager på at de skriver for enkelt. Start med å tenke i aktive setninger og se etter om du har mange passivsetninger og substantiveringer. Du risikerer ikke annet enn at budskapet ditt blir lettere å oppfatte.

Du har ennå litt tid. Eller for å si det på byråkratspråk: Innenfor fristens utløp anses det å være rimelige muligheter til kvalitetsforbedringer i forhold til det språklige nivå.