Fem retoriske grep for et bedre møte
For mange kommunikatører er møter en sentral del av arbeidshverdagen. Da kan retoriske virkemidler være nyttige for å få gjennomslag og utvikle en god møtekultur.
Miriam S. Follesø er kommunikasjonsrådgiver i stab for kommunikasjon i Politiets utlendingsenhet. Hun er fast blogger på PR-prat og blogger på egne vegne.
Planlegging av innholdsproduksjon, strategiske avgjørelser, utvikle budskap, nettverksbygging og kontakt med samarbeidspartnere er typiske møtepunkt. Ofte handler det om å påvirke med kommunikasjonsfaglige innspill, der ulike meninger om retningen til et prosjekt eller håndteringen av en mediesak skal drøftes.
Her er fem tips som gjør deg til en bedre møtedeltaker:
1. Sett ord på fagligheten
Hvorfor er rådet du gir hensiktsmessig akkurat nå? Ofte er det lettere å beholde tålmodigheten til oppdragsgiver om en starter med å besvare hvorfor, før en kommer til detaljene på hva som bør gjøres og hvordan det kan utføres. Hva slags teori ligger bak rådet du gir? Er det basert på en analyse, forskning, erfaringskompetanse fra lignende mediesaker og prosjekter, eller annet? Å appellere til ledelsens fornuft kan være effektivt for å oppnå aksept for kommunikasjonsfaglige innspill og styrke troverdigheten til rådene som gis.
2. Vær kort
Sett deg inn i situasjonen til den som leder møtet, og se for deg hvordan du ville likt å få de faglige innspillene presentert. Det er mye som kan bli sagt på to minutter, så lenge det er godt forberedt.
3. Bruk eksempler
Kan innholdet i det du gir råd om, visualiseres for oppdragsgiver? Kan du for eksempel vise frem en idé til en post som kan brukes i sosiale medier, eller en oversikt over motreaksjoner som kan komme i kommentarfeltene etter en kronikk? Noen ganger bidrar konkrete eksempler til en mer effektiv samtale i møtet.
4. Invitér til felles refleksjon
Kanskje du har oversett noe viktig i rådet du gir, for eksempel mulige fallgruver eller aktuelle motargumenter. Ved å be aktivt om innspill og åpne opp for direkte tilbakemeldinger på dine refleksjoner i møtet, eller på epost i etterkant, kan det skape en positiv og sunn tilbakemeldingskultur. Slik senkes terskelen for å jobbe faglig på tvers av ansvarsområder, fremfor at andre deltagere i møtet selv må «melde seg på» for å bidra med sine perspektiver.
5. Bli bevisst på hersketeknikker
Å kommunisere på måter som stenger for andres bidrag eller får andre til å «føle seg mindre», kan bli brukt både ubevisst og bevisst i et møte, for eksempel når en blir ivrig etter å overbevise om sitt eget resonnement i en sak. Typiske eksempler er usaklige kommentarer om utseende, alder, kjønn og lignende blandet inn i en tilbakemelding. Eller latterliggjøring, å bli avbrutt eller avvist gjentatte ganger, usynliggjøring, fraser a la «da er vel ingen uenig i at vi går for dette» og lignende.
Det finnes en rekke fagbøker om hersketeknikker. Et bidrag til en sunn møtekultur kan være å illustrere hvordan hersketeknikker lukker for en god meningsutveksling, ved å «speile» personen som brukte en hersketeknikk i etterkant av møtet. For eksempel: Hvordan ville du opplevd det om det var jeg som avbrøt deg gjentatte ganger du hadde ordet? Å si fra om en krevende møtekultur er utfordrende da det kan handle om ulike oppfatninger av kommunikasjonen i møtet. Hvis det ikke foreligger konkrete eksempler på bruk av hersketeknikker, kan det å si fra være mot sin hensikt, fordi antydningen kan bli oppfattet som en hersketeknikk i seg selv.
Ingen møter er like. Hvert møte påvirkes av hvem som deltar, hva målet for møtet er og hva hver enkelt møtedeltaker bringer inn. Hensikten med disse fem grepene er faglig bevisstgjøring, tips til en positiv møtekultur og råd for å forebygge bruk av hersketeknikker.
Relaterte innlegg
Her kan du lese andre innlegg av samme forfatter.
