Banner
Offentlig kommunikasjon

Enevelde i kommunikasjonsavdelingen

Øivind Arvola er den eneste som jobber med kommunikasjon i Harstad kommune. Heldigvis er han ikke perfeksjonist.

— Jeg er kommet til at jeg jobber med tre ting: De tre «F`er».

Øivind Arvola, kommunikajsonsanvarlig i Harstad kommune og tidligere journalist, har reist fra Harstad i nord til Oslo, lenger sør. Nå står han foran mange av landets kommunikatører under Høstseminaret til Kommunikasjonsforeningen og snakker om hvordan det er å være «alene på jobb».

— Forenkle, forkorte og forklare, sier han, det er det jeg driver med.

Nederst i saken får du Arvolas tips til hvordan du kan spare tid når ressursene er knappe.

Ordførerens veskebærer

Hvor mange kommunikasjonsfolk har ikke prøvd å føle seg alene på jobb? Det er langt fra alle organisasjoner og bedrifter som har råd til å prioritere en bred kommunikasjonsavdeling med spesialiserte medarbeidere.

Snakke med presse, oppdatere nettsider, skrive tekst til sosiale medier, sørge for at internkommunikasjonen flyter.

— Eller være ordførerens veskebærer, smiler Arvola.

Han har prøvd det, og. I det hele tatt tilbringer han mye tid med ordfører og øvrig ledelse i kommunen.

—  Å være tett på ledelsen tror jeg er avgjørende for å få gjort noe. Jeg er plassert rett under kommunedirektørene på organisasjonskartet og sitter tett, fysisk, på ordføreren.

Han deler kontor med andre i kommunalledelsen.

— På den måten kan vi lettere utvikle et eget og samstemt språk, og bli enige om hva vi skal prioritere av kommunikasjonsoppgaver. Når det bare er deg på kommunikasjon, er det viktig at du blir oppfattet som en del av løsningen, ikke som en propp og et problem hver gang du blander deg inn.

Jobber bredt

Harstad kommune ble i fjor den tredje beste kommunen i landet på åpenhet. De har vunnet nordnorsk kommunikasjonspris for 2020/2021, og har vært finalist i Attraktiv by, en statlig kåring for den mest bærekraftige byutviklingen i landet. Kommunen har jobbet målrettet, forteller Arvola, for å hevde seg i kåringer og oppnå bedre resultater med hensyn til kommunikasjon i kommunen. 

— At vi har fått til å forbedre oss handler ikke om økonomi, men at vi jobber bredt, på kryss og tvers, og at vi både ved hjelp av vilje og kunnskap evner å sette oss inn i brukerens perspektiv.

Blander seg ikke

Internkommunikasjon er viktig i kommunen, men Arvola jobber mest med ekstern kommunikasjon.  Når han møter ulike avdelinger eller grupperinger i kommunen er han oppmerksom på deres ulikheter og svært bevisst på sin egen rolle – som er den samme uansett hvor han deltar og bistår.

— Det er forskjell på et lite bibliotek med fire ansatte og en stor drifts- og utbyggingsorganisasjon med mange ansatte.

— Jeg påpeker alltid løsningsforslag basert på de tre F`ene og jeg blander meg ikke bort i driften, men understreker at jeg er der for å hjelpe dem med å formulere det de vil si og mene. Er det en mediesak som står i fare for å ende med mye polemikk, foretrekker han «legge seg flat»-metoden.

— Vi prøver å legge ting dødt med en gang og beklage. Mediesaker som trekker ut tar veldig mye tid. 

Når det bare er deg på kommunikasjon, er det viktig at du blir oppfattet som en del av løsningen, ikke som en propp og et problem hver gang du blander deg inn.
Øivind Arvola

80% godt nok

Øivind Arvola er også opptatt av at jobben han gjør ikke trenger å være perfekt.

— Det var en som sa at kommunikasjon ikke er for perfeksjonister, og det er jeg enig i. Åtti prosent er godt nok.

Noe av det samme forsøker han å forkynne når det kommer til å kommunisere ut. Han mener at flere kunne dra nytte av at den tiden vi lever i ikke krever at alt er pakket inn i glanset papir og perfekt dandert. Folk vil ha ekte og ærlig språk.

— Man behøver ikke å vente til siste underskrift er innhentet før man kan dele informasjon med innbyggerne, for eksempel. Fortell folk hva som skjer underveis. Jeg tenker at tidlig og omtrentlig er bedre enn sent og nøyaktig. De færreste får med seg detaljene uansett.

Spar tid med Arvola

  • Gå på besøk, ikke inviter andre til deg. På den måten slipper du å organisere et møte og blir heller ikke fanget i et møte som trekker ut. Du kan i prinsippet gå når du har fått sagt ditt.  
  • Vil du ha ut en positiv sak i avisen, men har knapt med tid? Tilby redaksjonen gode bilder. Gode bilder får mer og bedre plass.
  • Vær forutseende og ligg i forkant av utvikling når det skjer noe. Utøv kommunikasjon tidlig i prosessen. Skjer det ikke noe nytt, så si det, og. 
  • Ta kommando, styr media og offentlighet i stedet for å vente til de styrer deg, for da blir du hengende bakpå.
  • Klart språk: Folk skal forstå hva du sier, ikke vær redd for å forenkle. Tredjeklassinger i grunnskolen skal forstå deg.
  • Internkommunikasjon: Lag «Minuttinfo» i stedet for lange ukebrev. Mine nyhetsbrev tar ett minutt å lese, er veldig enkle, kun det viktigste og gjerne litt morsomme. Skriv for å bli lest, ikke for å skrive.
  • Sørg for positive saker i sosiale medier eller andre kanaler når det skjer noe bra. Det gir plusspoeng på kontoen til mindre lyse dager.
  • Skaff deg agenter! Noen som er interessert i språk i organisasjonen, kan få i oppgave å melde tilbake når det svikter på «klar språk»-fronten, for eksempel. Noen som har en ubrukt filmutdannelse på CV´en? Kanskje de har lyst til å lage noen små filmsnutter fra avdelingen sin som du kan dele i sosiale medier?


Siste saker

Har du lest disse?