Enevelde i kommunikasjonsavdelingen

— Jeg er kommet til at jeg jobber med tre ting: De tre «F`er».

Øivind Arvola, kommunikajsonsanvarlig i Harstad kommune og tidligere journalist, har reist fra Harstad i nord til Oslo, lenger sør. Nå står han foran mange av landets kommunikatører under Høstseminaret til Kommunikasjonsforeningen og snakker om hvordan det er å være «alene på jobb».

— Forenkle, forkorte og forklare, sier han, det er det jeg driver med.

Nederst i saken får du Arvolas tips til hvordan du kan spare tid når ressursene er knappe.

Ordførerens veskebærer

Hvor mange kommunikasjonsfolk har ikke prøvd å føle seg alene på jobb? Det er langt fra alle organisasjoner og bedrifter som har råd til å prioritere en bred kommunikasjonsavdeling med spesialiserte medarbeidere.

Snakke med presse, oppdatere nettsider, skrive tekst til sosiale medier, sørge for at internkommunikasjonen flyter.

— Eller være ordførerens veskebærer, smiler Arvola.

Han har prøvd det, og. I det hele tatt tilbringer han mye tid med ordfører og øvrig ledelse i kommunen.

—  Å være tett på ledelsen tror jeg er avgjørende for å få gjort noe. Jeg er plassert rett under kommunedirektørene på organisasjonskartet og sitter tett, fysisk, på ordføreren.

Han deler kontor med andre i kommunalledelsen.

— På den måten kan vi lettere utvikle et eget og samstemt språk, og bli enige om hva vi skal prioritere av kommunikasjonsoppgaver. Når det bare er deg på kommunikasjon, er det viktig at du blir oppfattet som en del av løsningen, ikke som en propp og et problem hver gang du blander deg inn.

Jobber bredt

Harstad kommune ble i fjor den tredje beste kommunen i landet på åpenhet. De har vunnet nordnorsk kommunikasjonspris for 2020/2021, og har vært finalist i Attraktiv by, en statlig kåring for den mest bærekraftige byutviklingen i landet. Kommunen har jobbet målrettet, forteller Arvola, for å hevde seg i kåringer og oppnå bedre resultater med hensyn til kommunikasjon i kommunen. 

— At vi har fått til å forbedre oss handler ikke om økonomi, men at vi jobber bredt, på kryss og tvers, og at vi både ved hjelp av vilje og kunnskap evner å sette oss inn i brukerens perspektiv.

Blander seg ikke

Internkommunikasjon er viktig i kommunen, men Arvola jobber mest med ekstern kommunikasjon.  Når han møter ulike avdelinger eller grupperinger i kommunen er han oppmerksom på deres ulikheter og svært bevisst på sin egen rolle – som er den samme uansett hvor han deltar og bistår.

— Det er forskjell på et lite bibliotek med fire ansatte og en stor drifts- og utbyggingsorganisasjon med mange ansatte.

— Jeg påpeker alltid løsningsforslag basert på de tre F`ene og jeg blander meg ikke bort i driften, men understreker at jeg er der for å hjelpe dem med å formulere det de vil si og mene. Er det en mediesak som står i fare for å ende med mye polemikk, foretrekker han «legge seg flat»-metoden.

— Vi prøver å legge ting dødt med en gang og beklage. Mediesaker som trekker ut tar veldig mye tid. 

80% godt nok

Øivind Arvola er også opptatt av at jobben han gjør ikke trenger å være perfekt.

— Det var en som sa at kommunikasjon ikke er for perfeksjonister, og det er jeg enig i. Åtti prosent er godt nok.

Noe av det samme forsøker han å forkynne når det kommer til å kommunisere ut. Han mener at flere kunne dra nytte av at den tiden vi lever i ikke krever at alt er pakket inn i glanset papir og perfekt dandert. Folk vil ha ekte og ærlig språk.

— Man behøver ikke å vente til siste underskrift er innhentet før man kan dele informasjon med innbyggerne, for eksempel. Fortell folk hva som skjer underveis. Jeg tenker at tidlig og omtrentlig er bedre enn sent og nøyaktig. De færreste får med seg detaljene uansett.