Hvordan kommunisere nedbemanning?

Torsdag 18. februar inviterte lokallaget i Hordaland - Sogn og Fjordane til fagdag om internkommunikasjon. Blant dagens tema var nedbemanninger i oljebransjen og kommunikatørens rolle når oljeprisen når nye bunnivå og bedriftene må ty til oppsigelser. Kommunikasjonssjefene Sissel Rinde i Statoil, Gisle Johanson i Odfjell og Andreas Helgesen i FMC Technologies delte sine erfaringer i samtale med NRKs Halvor Folgerø.

De ansatte må få beskjeden først

At de ansatte er de første som får beskjeden om planlagt nedbemanning, er et viktig prinsipp, fastholder de tre kommunikasjonsdirektørene. Utfordringen er at mediene ofte kommer med saken før beslutningene er formelt vedtatt, noe som skaper uro og usikkerhet hos de ansatte.

De har alle erfaringer med at beslutninger om nedbemanning lekkes til pressen før det er informert internt. Forsøk på å kontrollere mulige lekkasjer er de også godt kjent med, som eksempelvis å tipse utvalgte journalister og gi sperrefrist på informasjonen.

- Men man har fremdeles ingen kontroll over om saken blåses i media før det er informert internt. I en slik situasjon er det derfor svært viktig at tidsrommet fra formell beslutning til informasjon til ansatte er kortest mulig, sier Andreas Helgesen i FMC Technologies.

Ruste topplederne

Rollen som kommunikasjonsrådgiver i en nedbemanningsprosess innebærer først og fremst å gi råd til lederne og gi dem kommunikasjonsstøtte.

- Vi må gjøre lederne i stand til å gå inn i et allmøte og kommunisere den tunge beskjeden om planlagte nedbemanningsprosesser, sier Sissel Rinde i Statoil.

Når folk står i fare for å miste jobben, er behovet for kontinuerlig informasjon stort, og folk får aldri nok informasjon. Lederne må være forberedt, slik at de har fakta med seg og kan svare på spørsmål på best mulig måte. I FMC Technologies har ledelsen brukt rollespill for å øve på hvordan man skal kommunisere og håndtere tunge budskap til de ansatte.

- Å fortelle noen at de har mistet jobben, er noe av det mest krevende man gjør i jobbsammenheng, sier Helgesen. Men til tross for at man øver på disse situasjonene, er det ikke alltid det er spørsmålene man har trent på å besvare man blir stilt av de ansatte, påpeker han.

- Vi må huske at dette handler om enkeltmennesker og deres hverdag, supplerer Johanson, og legger til at snakk om antall og rigger ikke hører hjemme i disse samtalene.

- Det handler om å forstå den enkeltes situasjon og tilpasse kommunikasjonen til det. For den enkelte er informasjon om hvilke muligheter som finnes, og hva som er av alternativer, det viktigste. Man må være tett på og tilgjengelig for spørsmål.

Opprettholde motivasjonen

Å opprettholde motivasjonen i organisasjonen i nedbemanningsprosesser kan være en krevende øvelse.

- Her er det viktig at lederne kommuniserer en tydelig retning for de ansatte som blir igjen, slik at de forstår hva som må til for å lykkes, påpeker Rinde.

Johanson understreker viktigheten av den han kaller «nøktern realitetsorienterende informasjon». - Og så er det i tillegg viktig å løfte frem suksesshistoriene. Som kommunikatører må vi trene lederne til å stå frem, kommunisere og motivere.

Helgesen påpeker til slutt at det ikke er så beksvart i oljeselskapene som mediene skriver.

- Leser man avisene, skulle man tro at det snart ikke vil være en eneste arbeidsplass igjen i oljen. Det stemmer jo ikke.