Språk og retorikkPublisert 31. januar 2017, endret 2. februar 2017

Retorikkbyrået

Kommunikatører uten språkører

Kommunikasjonsarbeidere skal lette kommunikasjonen, men hvor gode er de egentlig til å skrive? – Mange er mer opptatt av PR- og strategiarbeid, mens tekstene blir nedprioritert, mener retoriker Marianne Hafstad (bildet).

Tekst: Margrethe Zacho Haarde / Foto: Benjamin A. Ward

Dårlig språk i informasjonsflommen fra stat og kommune koster samfunnet rundt 300 millioner kroner årlig, fastslo kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner i 2014. Dårlig skriftlig kommunikasjon gjør brukerne frustrert og gir organisasjonene store mengder ekstraarbeid.

Seniorrådgiver i Språkrådet, Margrethe Kvarenes, vet at mange kommunikasjonsavdelinger gjør en betydelig innsats for klart språk, men roper samtidig et varsko:

– Ikke alle kommunikasjonsfolk er gode i skriftlig kommunikasjon. Og det blir heller ikke riktig at kommunikasjonsavdelingen skal språkvaske det enorme antallet dokumenter som skal ut på statlige og kommunale hjemmesider og via brev.

- Samarbeid gir bedre språk

Kvarenes har tro på at de gode tekstene blir til gjennom et samarbeid mellom kommunikasjonsfolk, språkfolk og fagspesialister.

– Vi samarbeider mye med fagfolk, for eksempel jurister. Den juridiske stilen gir ikke nødvendigvis en mer presis tekst. Faguttrykkene må vi ofte beholde, mens teksten rundt dem kan bli lettere å forstå med litt mer moderne språk.

De siste årene har Språkrådet også jobbet med privat næringsliv.

– Motivasjonen for å bedre språket kan variere mellom det offentlige og det private; vi har sett at språkforbedringsprosesser kan gå raskere i sistnevnte gruppe.

Nedprioriterer tekst

– Bedrifter og organisasjoner har ofte funnet sine såkalte kjerneverdier, som de gjerne vil formidle. Problemet er at de setter det opp som en oppramsing og glemmer at det er selve tekstene som bør gjenspeile disse verdiene. Det holder ikke bare å si det – vis det!

Det sier retoriker Marianne Hafstad i Retorikkbyrået, som har kunder innenfor både den politiske verden, offentlig sektor og privat næringsliv. Noen ganger er det fagavdelinger som ber om hjelp, andre ganger jobber de med kommunikasjonsavdelinger.

– Mitt inntrykk er at mange i bransjen er mer opptatt av PR- og strategiarbeid, og at tekstene blir nedprioritert. Det er synd for det er jo tekstene som er den viktigste kontaktflaten mellom en organisasjon eller bedrift og de menneskene de ønsker å bygge relasjoner til. Det ligger mye identitet i språk, og det å ha gode funksjonelle tekster bør absolutt utnyttes i større grad, sier Hafstad.

Retorikkbyrået samarbeider med oppdragsgiverne for å finne ut hvem de egentlig kommuniserer til.

– Det er kjernen av retorikken å analysere og forstå publikum, for så å finne den beste måten å overbevise på, sier Hafstad.

- Leser for lite

Per Egil Hegge, tidligere redaktør i Aftenposten, har i mange år vært den ene mannen i norske medier som utrettelig løfter fram hvor viktig det er med godt språk. Da Kommunikasjonsforeningen tidligere i år fikk kritikk via et leserbrev i Dagens Næringsliv fordi et av medlemmene mente de solgte inn kursene sine med pompøst og innholds-løst språk, tok Hegge opp ballen i språkspalten han fortsatt har i Aftenposten. Der gjorde han narr av kommunikasjonsbransjens bruk av språklige svulstigheter.

– Jeg pleier å si at det ikke er en mangel ved et utsagn at det er begripelig, ler Hegge.

– Hva tror du er grunnen til at kommunikatører ikke er så gode i språk som de kanskje burde være?

– Nå var ikke alt bedre før. Men jeg tror at mange som jobber med kommunikasjon i dag, har lest mindre enn de burde ha gjort. Å lese bøker er viktig for å bli god til å skrive.

  

SJEKKLISTE FOR GODT SPRÅK


1: MÅLGRUPPE OG FORMÅL

Hvem skriver du for?

Er det fagfolk, kollegaer eller «alle andre»? Hvis du skriver for «alle»: Prøv å sette deg i mottakerens sted. Få en som ikke er fagperson, til å vurdere teksten.

Hvilket budskap vil du formidle?

Skal du formidle et pålegg, et avslag eller en hyggelig nyhet? Pass på at tonen i teksten er tilpasset innholdet. Er tonen passe personlig?

Hva vil du mottakeren skal gjøre?

Skal vedkommende svare på spørsmål, rette opplysninger, betale? Fortell det tydelig. Henvend deg direkte til mottakeren.

2: INNHOLD

Hva er relevant for mottakeren?

Skriv kort. Ta med det som er relevant. Stryk det mottaker ikke trenger å vite.

Hva er det viktigste innholdet?

Skriv det viktigste først. Begrunnelsen og annet får komme etterpå.

3: STRUKTUR

  • Lag en tydelig struktur.
  • Del teksten inn i avsnitt.
  • Lag overskrifter til avsnittene som sam- svarer med innholdet i dem.

4: SPRÅK

  • Vær varsom med bruk av passiv. Fortell hvem som gjør hva.
  • Unngå substantivtunge setninger. Bruk heller konkrete verb. (F.eks. «Saken ble drøftet». Ikke skriv «Saken ble gjort til gjenstand for drøfting».)
  • Del opp lange setninger. Unngå mange innskudd i setningene.

5: ORD

  • Bruk korte ord hvis du kan.
  • Ta bort ord som gjør setningene tyngre og ikke tilfører mer informasjon. Forklar ord du ikke kan regne med at mottakeren kan.
  • Unngå vage og upresise ord. Unngå «i forhold til».

 Kilde: Språkrådets sjekkliste for skribenter

Dette er et utdrag av en artikkel fra Kommunikasjon nr 6, 2016. 

Artikkelen ble publisert i Kommunikasjon nr. 6/2016.

+ Del

Relaterte bøker