InternkommunikasjonPublisert 29. august 2012, endret 31. mai 2013

Undersøkelse av internkommunikasjon: Eksempler på metoder

Kvantitativ eller kvalitativ metode - hvilken skal du velge til undersøkelsen?

Interne undersøkelser retter seg som regel mot alle ansatte. Da er det ikke metoden først og fremst, men svarprosenten som avgjør representativiteten.

Men både metoden og svarprosenten har betydning for hvor representative svarene er.

Metoder for undersøkelsen

I oversikten under skilles det ikke mellom interne og eksterne undersøkelser, og det tas ikke hensyn til om metodene passer internt.

Kvantitative metoder
Kvantitative metoder er lagt opp for at resultatene skal kunne presenteres som tall, og være representative for en gruppe av befolkningen eller hele befolkningen over en viss alder (jfr. de politiske meningsmålingene). 

  • E-postundersøkelser (nettundersøkelser)
  • Telefonintervjuer
  • Postale undersøkelser
  • Omnibus
  • Monitor
  • Besøksstatistikk på nettsidene
  • Registrer innkommende spørsmål på intranett/internett

Kvalitative metoder
Kvalitative metoder er mindre representative, men ofte mer meningsfulle fordi de undersøker det som det var ment å undersøke (validitet). Det gjelder også ved komplekse problemer som det ikke er lett å få fram fornuftig informasjon om ved f.eks. et spørreskjema. Kvalitative metoder kan gi muligheter for oppfølging og å borre dypere om nødvendig.

  • Dybdeintervjuer
  • Fokusgrupper
  • Testpanel
  • Dialogkonferanser
  • Deltakende observasjon av nettbrukere gjennom brukertester
  • Tilbakemeldinger på intranett
  • Elektronisk ”høring”

Hva skal vi spørre om?

Det må avgjøres av situasjonen i den enkelte virksomhet, ikke minst av det som kom fram i prosessen som gikk foran konstruksjonen av et eventuelt spørreskjema. Her følger imidlertid en lang liste over mulige temaer, som kan fungere som inspirasjon i arbeidet med å lage en slik undersøkelse.

Mulige temaer for undersøkelse av intern kommunikasjon

Eget informasjonsbehov

  • Her kan man skrive fritt inn noen temaer eller krysse av på en liste.

Tilfredshet med informasjon
Hvor tilfreds/utilfreds er du med...

  • Overordnede mål og satsingsområder (strategisk informasjon)  
  • Satsinger og prioriteringer i egen avdeling/andre avdelinger  
  • Faglig informasjon (interne prosjekter, utvikling)  
  • Faglig diskusjon/debatt  
  • Administrativ informasjon (lønn, regelverk etc) 
  • Organisasjonsinformasjon (ansvarsdelingen, hvem gjør hva)  
  • Nytt fra media/presseklipp
  • Det sosiale liv  

Tilfredshet med kanaler
Gradér.

Bruk av kanaler/hvilke kanaler er viktige
Gradér.

Tilfredshet med kanaler for bestemte typer informasjon

  • Overordnete mål og satsingsområder
  • Faglig informasjon
  • Administrativ informasjon
  • Sosial informasjon  

Bruk av intranett/internett:
Hvor ofte leser du følgende rubrikker på intranettet?
Gradér.

  • Nyheter  
  • Nytt fra direktøren
  • Aktuelt   
  • Faglig informasjon  
  • Organisasjonskart  
  • Administrativ informasjon  
  • Kvalitetssystemet  
  • Lover og forskrifter

Generell vurdering av møter
Hvor fornøyd/misfornøyd er du når det gjelder…  

  • Planlegging av møtene (innkallelse og saksinformasjon)  
  • Prioriteringen av sakene
  • Mulighet for å komme med tilbakemeldinger og innspill  
  • Muligheten for å være åpen og ærlig  
  • Orientering fra avdelingsledermøter  
  • Orientering fra ledermøter  
  • Avdelingsmøtene generelt sett  

Tilfredshet med bruk av tid på temaer i møter
Hvor fornøyd/misfornøyd er du med tiden som brukes til… 

  • Orienteringssaker  
  • Faglige diskusjoner  
  • Strategiske diskusjoner  
  • Idédugnad/problemløsning  
  • Fordeling av ansvar/oppgaver  
  • Oppfølging av saker  
  • Administrative forhold

Vurdering av nærmeste overordnedes praksis når det gjelder
(kun eksempler):  

  • Synliggjøre satsingsområder/prioriteringer  
  • Motivere og engasjere  
  • Klargjøre mål for arbeidet ditt  
  • Gi tydelige tilbakemeldinger på arbeidet ditt  
  • Være tilgjengelig  
  • Lytte til innspill  
  • Følge opp saker  
  • Gi klare svar på spørsmål  
  • Informere og kommunisere generelt  

Tilfredshet med generelle forhold
I stedet for spørsmål kan det også brukes påstander som det skal tas stilling til. Svarene kan enten være ja/nei-svar eller graderes på en skala fra helt uenig til helt enig, o.l.

Eksempler på påstander: 

  • Det er kultur for å dele erfaringer og kunnskaper
  • Jeg bruker for mye tid på informasjon som ikke er relevant 
  • Det skjer for ofte at jeg får informasjonen for sent  
  • Jeg har behov for mer faglig dialog med nærmeste leder  
  • Jeg føler jeg blir tatt med på råd i beslutningssaker som angår meg  
  • Det er for mye papirbasert informasjon i
  • Det er vanskelig å skille vesentlig fra uvesentlig informasjon
  • Jeg tar ansvar for å informere andre når det er nødvendig  
  • Jeg tar ansvaret for selv å innhente informasjon hvis nødvendig  
  • Kollegaer er generelt serviceinnstilte og ønsker å hjelpe med info  
  • Jeg opplever at informasjonsflyten fungerer godt tjenestevei (linjen)  
  • Uformell informasjon er helt nødvendig for å holde seg oppdatert

Hvordan bruke resultatene?

Det er flere måter å bruke resultatene av undersøkelsen på. Vi må bare vokte oss for å bedrive tallmagi. Om gjennomsnittsscoren på et spørsmål er 3.5 for en avdeling og 3,8 i en annen, er det ikke verdens undergang for den som har den svakeste scoren. Samtidig må vi huske på at hensikten med undersøkelsen ikke er å felle en dom, men å gi en mulighet.

En måte å bruke resultatene på er å sette dem inn i en matrise som viser svakheter og styrke, og hva det kan innebære av trusler og muligheter. Det vil si en såkalt SWOT-analyse:

Hva skal vi gjøre?

På grunnlag av analysen, kan vi prioritere tiltak å sette i verk. Et hjelpemiddel i det arbeidet, kan være firefeltstabellen nedenfor:

Prioritering av tiltak

+ Del

Hjalp denne siden deg?

Ja
Nei

Takk for at du hjelper oss å bli bedre

Hva savnet du?/ Hjelp oss å bli bedre

comments powered by Disqus