InternkommunikasjonPublisert 15 November 2004, endret 28 January 2009

Nytt direktiv åpner for styrket internkommunikasjon

Et nytt EU-direktiv om informasjon og konsultasjon byr på store muligheter og utfordringer for informasjonavdelingene fremover

Tekst: Gro Elin Hansen

Den 23 mars 2005 trer EUs informasjons & konsultasjonsdirektiv (2002/14/EU) i kraft. Direktivet pålegger bedrifter å innføre formelle prosedyrer og regler for hvordan de informerer og konsulterer med sine ansatte. Direktivet et stort skritt i EU-sammenheng – før dette fantes det ikke noe helhetlig lovverk for å trekke ansatte inn i beslutninger av vesentlig betydning for bedriftens fremtid. Ifølge direktivet er informasjon og konsultasjon av de ansatte en forutsetning for at omstruktureringer og tilpasninger av bedriftene til fremtidens økonomiske forutsetninger kan lykkes. Tidligere EU arbeids – og sosialkommisjonær, Anna Diamantopolou, uttalte at “direktivet beskytter de ansatte og kan, dersom det brukes intelligent, være et moderne business-verktøy. Allerede ser vi at mange bedrifter involverer sine ansatte, og vi ønsker med dette å utvide til alle bedrifter.” Tidsperspektivet for direktivets implementering er langt. Det tar i første rekke for seg bedrifter med flere enn 150 ansatte, dernest inkludereres de med 100-150 ansatte innen 2007, og tilslutt, i mars 2009, inkorporeres bedrifter med 50-100 ansatte.

Ansatte på banen
Gjennom sine representanter skal ansatte informeres og konsulteres om den økonomiske og strategiske utviklingen i bedriften, om bemanningssituasjonen samt om beslutninger som kan forventes å føre til endringer av arbeidsvilkårene eller arbeidets organisering. Ansatterepresentantene skal få mulighet til å gå inn i problemstillingene og eventuelt forberede en uttalelse, og informasjonen skal gis på et slikt tidspunkt at det blir reell mulighet for konsultasjon. I tillegg skal de ansattes representanter ha mulighet til å møte ledelsen. Direktivet skal supplere de regler om informasjon og konsultasjon som allerede finnes i de enkelte land og på EU-nivå, herunder reglene om informasjon og konsultasjon ved masseoppsigelser, virksomhetsoverdragelse og europeiske samarbeidsutvalg. Det nye regelverket krever at det fastsettes administrative eller rettslige prosedyrer slik at direktivets rettigheter kan gjennomføres. Dessuten skal det fastsettes sanksjoner dersom direktivets forpliktelser ikke overholdes.

Ulik praksis i dag
Per idag eksisterer det høyst forskjellig praksis på dette området i Europa. Stengingen av den britiske mat- og klesgiganten Marks & Spencer i Paris våren 2001 viste i klartekst hvor store de kulturelle forskjellene kan være. Marks & Spencer-ledelsen hverken informerte eller konsulterte de ansatte på forhånd om planene om å stenge Paris-filialen. De ansatte fikk vite nyheten gjennom media eller via fax like før butikken åpnet den 29 mars 2001. Situasjonen ble betegnet som “uverdig” av den franske statsministeren Lionel Jospin og regjeringen støttet de franske fagforeningenes forsøk på å juridisk blokkere stengingen av butikken. Mange europeiske arbeidsplasser har allerede tiltak som avspeiler EU-direktivets innhold. I flere land er formelt etablerte samarbeidsutvalg (work councils) på arbeidsplassen vanlig, med representanter fra arbeidstaker – og arbeidsgiversiden. Disse må konsulteres før avgjørelser som angår de ansatte tas (lønn, oppsigelser, strukturelle endringer i bedriften, flytting/relokalisering, helse, miljø & sikkerhet). I flere land spiller fagforeningene en viktig rolle i samarbeidsutvalgene, men de er ingen forutsetning. I Storbritannia er fagforeningenes innflytelse redusert til det minimale, og svært få samarbeidsutvalg eksisterer. Informasjons- og konsultasjonspraksisen er sporadisk og ujevn, og en undersøkelse utført av det britiske handels-og næringsdepartementet (DTI) i 2003 viste store ulikheter i hvordan denne praksisen ble oppfattet blant ansatte og arbeidergivere: Mens 70% av bedriftslederne mente de konsulterte om endringer, var kun 30% av de ansatte enige i at dette var tilfelle. Nyhetsbrev og team-møter ble ikke sett på som nok til å kvalifisere som ‘konsultasjon’. EU-direktivet ble vedtatt i februar 2002, og de enkelte EU/EØS medlemsland har i etterkant konsultert på nasjonal basis med sikte på å implementere direktivet i nasjonal lovgivning. I Storbritannia var direktivet ute på høring i 2002 og 2003. Direktivet kommer også til å gjelde for Norge gjennom vårt EØS-medlemskap. Hvilke konsekvenser har så direktivet for europeiske – inkludert norske – informasjonskonsulenter i interne informasjonsavdelinger? “Direktivet byr på store muligheter og utfordringer for informasjonkonsulenter,” sier informasjonssjef Pamela Mounter i det britiske rågdivningsselskapet Corporate Communications. Hun har i en årrekke jobbet med internkommunikasjon, blant annet for British Petroleum. “Dette er en gigantisk mulighet for internkommunikatører til bevise den strategiske verdien interkommunikasjon bidrar med til bedriften. I tillegg er det en mulighet for dem til å sette seg selv på kartet hos ledelse og styre.” Ikke bare må informasjonsavdelingen gjøre ledelsen bevisst på det nye direktivet, sier Mounter, men de må også bidra til å utforme bedriftens nye informasjons- og konsultasjonspraksis. Undersøkelser har vist at fornøyde ansatte ofte fungerer som ‘merkevare-representanter’ for firmaet de jobber for. Dersom de ansatte er fornøyde, er mulighetene store for at de omtaler firmaet positivt utad. Forskning har vist at bra strategier for internkommunikasjon bygger lojalitet og moral blant de ansatte. Ansatte som føler at de verdsettes, vil i neste rekke utvikle et positivt forhold til bedriften. Dette påvirker igjen produsjonsresultatet og bunnlinjen. Ifølge det britiske forskninginstituttet The Work Foundation, vil en kommunikasjonsstrategi som bygger på partnerskap mellom nærmiljø og de ansatte, bidra positivt til organisasjonens omdømme. Derfor er involvering og konsultering med de ansatte et fullstendig logisk business-verktøy, konkluderer The Work Foundation.

Liten kjennskap så langt
På tross av de store utfordringene som ligger latent i direktivet, viste en undersøkelse (juni 2004) – utført av The Institute of Public Relations (IPR) – at svært få informasjonskonsulenter kunne noe om det forestående direktivet. 76% sa seg skyldige i å vite ‘litt’ eller ‘ingenting’ om direktivet. En tredjedel av de spurte anså bedriftens interne kommunikasjonsstrategi som lite effektiv, og over halvparten rapporterte om ueffektive konsultasjonsmetoder med de ansatte. Standard svar var “Jeg vet ikke mye om direktivet men det går nok greit. Mars 2005 er fremdeles langt unna.” IPRs direktør Colin Farrington karakteriserte funnene som “en oppvekker for alle internkommunikatører som ønsker å bruke direktivet konstruktivt og effektivt.” Utfordringen for mange internkommunikatører blir å jobbe sammen med personal-avdelingen (Human Resources) i å utvikle og iverksette tiltak som tilfredstiller direktivets krav. Resultatet av debatten vi har hatt i Storbritannia, er at informasjonavdelingene må komme på banen og ikke nødvendigvis overlate implementeringen fullstendig til HR-avdelingen. “Informasjonsavdelingene stiller like sterkt på dette området,” sier Liam FitzPatrick, tidligere sjef for global internkommunikasjon i teknologibedriften Marconi. Han driver i dag sitt eget rådgivningsfirma og foredrar for PR-studenter om internkommunikasjon. Han avviser at direktivet vil få negative konsekvenser for bedriftenes fleksibilitet og konkurransefortrinn på arbeidsmarkedet, som enkelte kritikere har antydet. “For de bedrifter som allerede har gjort leksa si på informasjonsområdet, kommer ikke dette direktivet som et stort sjokk. Det positive er at direktivet strekker vidt – det pålegger ingen ‘one size fits all’-løsning; hvert land og industri får fleksible tøyler til å implementere på sitt vis.”

Gir muligheter
Det internasjonale regnsskapsfirmaet Ernst & Young begynte allerede i midten av 2002 å forberede direktivet. Firmaet hadde ingen tradisjoner for konsultasjon med sine ansatte, men har nå utarbeidet et program for både informasjon og konsultasjon. Ernst & Young utarbeidet et forum for de ansatte kalt ‘EYVoice’ med spesifikke strategiske, kulturelle og ledelsesmessige målsettinger. Initiativet var et samarbeid mellom HR, informasjonsavdelingen og ledelsen. Alt fra intranett, fokusgrupper, e-brosjyrer, brainstormings, frokost- og lunsjmøter ble tatt i bruk for å få feedback fra de ansatte om hva de ønsket å oppnå. 15 ansatte-representanter ble valgt (utav 600 kandidater). I Liam FitzPatricks øyne er det viktig å få ledelsen og styret på banen. “Dersom implementeringen av direktivet skal få gjennomslagskraft, må ledelsen støtte de tiltak som skal innføres. Deres holdninger og innsats er en avgjørende faktor, og de må innse at dette ikke kun er et juridisk regelverk som må innføres, men også noe som kan ha store fordeler for bedriften som helhet. “ I bunn og grunn er det avgjørende at bedrifter og informasjonsmedarbeidere spør seg selv: hva slags områder ønsker vi å informere og konsultere med de ansatte om; hvilke typer informasjon og konsultasjonsmetoder ønsker vi; og hvilket forhold ønsker vi å ha til våre medarbeidere? Klarer man å svare på disse spørsmålene, har man et godt fundament å bygge videre på.

Artikkelen ble publisert i Kommunikasjon nr. 6/2004.

+ Del