InternkommunikasjonPublisert 7. juli 2010, endret 25. september 2012

Hvordan står det til med den interne kommunikasjonen?

Hvordan står det til med den interne kommunikasjonen i vår virksomhet? Hva blir diagnosen, og har vi diagnostiske virkemidler?

Med andre ord:

Hvordan undersøke internkommunikasjon?

Før vi gjør det, må vi vite hva vi vil undersøke. Da trengs det en prosess internt for å komme fram til hvilke temaer som skal være med i undersøkelsen.

  • Hvilke problemer er det med den interne kommunikasjonen her?
  • Hva gjøres dårlig, og hva gjøres godt? 
  • Hva er viktig, og hva er mindre viktig å legge vekt på?
  • Hvilke kanaler og metoder foretrekkes til hvilken type intern informasjon og kommunikasjon?

Dessuten bør vi foreta en avgrensning mot andre typer undersøkelser, særlig mot arbeidsmiljøundersøkelser. Vi må være bevisst på hva undersøkelsen skal omfatte så den ikke ”sklir ut” i en allmenn arbeidsmiljøundersøkelse.

Forarbeidet viktig

Det vanlige er å bruke et til dels omfattende spørreskjema som skal besvares anonymt. Likevel må svarene kunne brytes ned på avdeling og eventuelt seksjon, dersom resultatene skal kunne brukes til konkrete forbedringer. Spørreundersøkelser av denne typen har sine ulemper. De kan lett bli for overflatiske og ikke klare å fange opp komplekse sammenhenger. Derfor er forarbeidet før utarbeidelsen av spørreskjemaet svært viktig, og det må være enighet om bruken etterpå.

Åpen prosess

En prosess som har vært benyttet i flere virksomheter går omtrent som dette: Forslaget om en internkommunikasjonsundersøkelse presenteres på et allmøte etter at ledelsen har drøftet saken med fagforeningen. For å få opp relevante temaer og problemstillinger jobbes det i grupper i alle avdelinger, gjerne ved diskusjoner i en fri prosess. Ideene siles ikke på dette stadiet.

Deretter vurderes ideene, og de mest relevante problemstillingene og temaene rangeres etter viktighet og spilles inn til avdelingsmøtet. Der diskuteres og vurderes forslagene i fellesskap, og ender med en begrunnet liste over problemstillinger og temaer som sendes videre til prosjektgruppen for undersøkelsen. Dette skjer i alle avdelingene. Disse innspillene danner grunnlag for spørreskjemaet.

Hvis spørreskjemaet bare utarbeides av en sentral gruppe, uten at medarbeiderne har fått komme med innspill, kan det lett bli et slag i luften.

Ulike typer intern informasjon i en virksomhet

Det meste av stoffet som følger, er basert på et par foredrag av seniorrådgiver Sissel Motzfeldt, Difi, og gjengitt og bearbeidet med hennes tillatelse. 

Intern informasjon og kommunikasjon kan inndeles i typer. Her er en vanlig inndeling:

  • Strategisk informasjon
  • Administrativ informasjon
  • Faglig informasjon
  • Kulturbærende informasjon
  • Sosial informasjon
  • Endrings/omstillingsinformasjon

De fem første er det stort sett et løpende behov for. Den siste er mer situasjonsbetinget, avhengig av om det er planer om, eller pågår, en omstilling av virksomheten.

De viktigste utfordringene

En oppsummering av flere undersøkelser av intern informasjon/kommunikasjon, som er foretatt i både private og offentlige virksomheter, gir et generelt bilde, som gjengis nedenfor, men som selvsagt kan variere til dels betydelig fra virksomhet til virksomhet. Det kan imidlertid gi noen ideer til dem som skal i gang med å undersøke dsen interne kommuniksjonen.

Informasjonsbehov

Når det her står informasjonsbehov, så betyr det både hva det er behov for å få informasjon om, og å kommunisere om. Størst behov  synes det generelt å være for strategisk informasjon og faglig informasjon. Noe mindre behov for administrativ informasjon og sosial informasjon.

Viktige kanaler

  • Møter i egen enhet (seksjonsmøte/avdelingsmøte) kommer stort sett alltid på topp i slike undersøkelser, og det legges vekt på at møtene behandler følgende tema:
    - Strategisk og faglig kommunikasjon
    - Tilbakemeldinger/innspill/diskusjon
    - Idédugnad/problemløsning
    - Oppfølgning av saker
    - Lederes kommunikasjonspraksis viktig
     
  • Intranett - viktig kanal for tilrettelegging av informasjon av alle typer – bakgrunn og nyheter*
     
  • E-post er en viktig kanal – spesielt for korte meldinger om aktuelle hendelser og for for faglig info
     
  • Sosiale medier, eller elektroniske opplegg med samme egenskaper som de sosiale mediene
    (for eksempel Facdebook og Twitter), tas i økende grad i bruk internt.. (Se artikkelen foran: ”Bruk av elektronisk kommunikasjon internt”.)

Møtehyppighet

De fleste steder viser undersøkelsene at medarbeiderne er ganske fornøyde med møtehyppigheten for avdelingsmøter og seksjonsmøter. Noen steder er man mindre fornøyd med hyppigheten av allmøte, som oppfattes som viktig for strategisk informasjon, for lagånd og for ”vi-følelse”

Noen funn fra én undersøkelse

Tallene kommer fra en internundersøkelse i et direktorat. Selv om dette er funn bare fra én undersøkelse, kan den gi ideer til hva det bør spørres om i en skriftlig, annonym intern undersøkelse. Denne undersøkelsen viste:

  • 45% opplever at det er for mye papirbasert informasjon..
  • 39% .. at de ofte får informasjon for sent..
  • 36% .. at det er vanskelig å søke og gjenfinne informasjon..
  • 35% .. at de får for mye ikke-relevant informasjon..
  • 30% .. at det er vanskelig å skille vesentlig fra uvesentlig informasjon
  • 23% .. at de får samme informasjon via flere kanaler
  • 19% .. at vanskelig å vite hvor de skal henvende seg for å få den informasjonen de trenger..

Ledernes internkommunikasjon
En undersøkelse av skandinaviske toppledere (2005) ga som resultat:

  • Toppledelsen er usynlig
  • Mangelfull informasjon om forandringer
  • For lite om strategi

Selv om undersøkelsen er fra 2005, er det kanskje ikke grunn til å tro at lederne er blitt så veldig mye annerledes i løpet av disse årene. Uansett gir dette tips om hva man bør spørre om når det gjelder ledernes praksis på dette feltet. 

Kilder:

  • Seniorrådgiver Sissel Motzfeldt, Difi: Diverse foredrag om internkommunikasjon.
  • Den nordiske undersøkelsen det vises til, ble den gjennomført av Nordisk Kommunikation (dansk). De utga en rapport i mai 2005,  hvor de beskriver resultatene fra undersøkelsen som omhandler ca 12 000 ansatte fordelt på 24 ulike virksomheter i Skandinavia (3 i Norge, 8 i Danmark og 13 i Sverige). Både offentlige og private virksomheter ble undersøkt i alle tre land. Undersøkelsen var omtalt i Mandagmorgen, nr 19, 30. mai 2005, i en egen artikkel.

 

+ Del

Hjalp denne siden deg?

Ja
Nei

Takk for at du hjelper oss å bli bedre

Hva savnet du?/ Hjelp oss å bli bedre

comments powered by Disqus