InternkommunikasjonPublisert 24. oktober 2013

Untitled-2

Finner hverandre på intranett

Nytt, sosialt intranett gir bedre informasjonsflyt og økt samhandling i Jernbaneverket og Sør-Trøndelag fylkeskommune.

Tekst: Mona Vaagan Foto: Morten Brakestad

Åpne arbeidsrom, kommentarmuligheter og forbedrede søkefunksjoner. Det er noen av stikkordene for de to organisasjonenes nye SharePoint-baserte intranett som begge innførte i fjor. Ifølge kommunikasjonssjef Ann- Kristin Endal i Jernbaneverket hadde man lenge hatt behov for et verktøy som kunne bidra til bedre samarbeid på tvers i organisasjonen og som gjorde det lettere å finne fram til relevant kompetanse og de riktige menneskene. Det siste er i utgangspunktet ikke så enkelt i en organisasjon med 4000 ansatte spredt på 300 forskjellige lokaliteter og som rommer både planleggere, geologer, banemontører og signalingeniører.

– Vi brukte mye tid på å lete etter medarbeidere med riktig kompetanse til å svare på ting, sier Endal, som leder enheten for internkommunikasjon i Jernbaneverket og har hatt ansvar for å etablere det nye intranettet, Banenettet.

Åpent og søkbart

Den største forbedringen er ifølge Endal at man har gått fra et lukket filsystem til et åpent system der alt innholdet i prinsippet er åpent og søkbart for alle. Unntaket er sensitivt materiale som personalopplysninger og budsjettekster.

– Men er det nødvendigvis bare fordeler ved at alle kan se bortimot alt?

– Tidligere var det på mange måter slik at filsystemet var bygget opp rundt de få dokumentene som er sensitive. Det er alltid tryggere å tenke at «jeg vil ikke at noen skal se det før det er ferdig». Men vi har hatt eksempler i vår organisasjon på tverrgående prosjekter hvor berørte parter kom for sent inn fordi man ikke visste om hverandre. Man fant opp hjulet på nytt både en og to og tre ganger, sier Endal og legger til:

– Jeg sier ikke at alt skal være lesbart og redigerbart av alle. Men et åpent system gir muligheter for å først sjekke om det er andre som jobber med akkurat den samme problemstillingen som jeg jobber med. Og i så fall, har de funnet ut noe klokt?

Søkemulighetene er kraftig forbedret. 80 prosent av de ansatte har nå fylt ut et profilkort med navn, ansvarsområde og kompetanse. Skriver du «geolog» i søkefeltet, får du straks opp alle Jernbaneverkets geologer.

Fra informasjon til dialog

At det skulle bli lettere å finne hverandre var også en av de viktigste målsettingene for Sør-Trøndelag fylkeskommune da de i fjor lanserte intranettet Jubel, forteller kommunikasjonsrådgiver og prosjektleder Karl-Henrik Linder. Alle ansatte ble nå søkbare med kompetanse og bilde. I likhet med Jernbaneverket er Sør-Trøndelag fylkeskommune spredt på vidt forskjellige virksomheter og steder. 2800 ansatte jobber med alt fra undervisning i videregående skole til fylkesveier og tannhelse. Mange identifiserer seg ikke med fylkeskommunen, men med for eksempel skolen de jobber på. Da trengs det verktøy for å styrke den interne kommunikasjonen.

– Målet var å gå fra en informasjonskanal til en kommunikasjonskanal med dialog og samhandling, sier Linder.

– Hvorfor akkurat Jubel?

– Vi ville ha et friskt navn. Det betyr ikke at alle skal gå rundt og juble hele tiden, men vi ville ha noe som var lett å huske, sier Linder. Den største forbedringen fra det gamle intranettet er at alle ansatte nå har mulighet til å delta, betoner han.

– Alle har mulighet til å starte opp et arbeidsrom, alle kan kommentere og diskutere. Fra å være en informasjonskanal hvor en informasjonssjef laget alt innhold, har vi nå et intranett der hele organisasjonen kan bidra.

Det at funksjoner fra sosiale medier slik som kommentarfunksjoner er bygget inn, gir nye muligheter. For eksempel innebærer det en kvalitetssikring at kolleger kan kommentere hverandres artikler. Utfordringen blir at mange forventer at det nye intranettet skal ha alle funksjonene som for eksempel Facebook har. Og der er fylkeskommunen ennå ikke, erkjenner Linder, som på sikt tror Jubel bør nærme seg Facebooks funksjonalitet.

– Å innføre et nytt intranett er svært ressurskrevende. Kanskje bør man i framtida, i stedet for å skreddersy et eget intranett, vurdere å basere seg på en eksisterende løsning som Yammer.

Bruken av intranettets arbeidsrom og kommentarfunksjon øker jevnt og trutt. Likevel har langt fra alle ansatte tatt dem i bruk.

– Mange vil aldri ta steget fullt ut og bli aktive innholdsleverandører. Det sies at hvis du får 20 prosent til å bruke de sosiale funksjonene, er det bra, forteller Linder.

Mer effektivt

Har så nytt intranett gitt ringvirkninger som bedre trivsel, prestasjoner eller økt effektivitet? Jernbaneverket har evaluert hvor lang tid man nå bruker på å lete fram informasjon, sammenliknet med før det nye Banenettet ble innført. Flere enn før oppgir at de bruker under 10 minutter på å lete etter informasjon og flere enn før oppgir at de finner det de leter etter. Sør-Trøndelag fylkeskommune har ennå ikke gjennomført en evaluering av det nye intranettet, men dette er på trappene. Både Endal og Linder mener uansett at et godt fungerende intranett bare er første steg i å endre kommunikasjonskulturen. For eksempel det som handler om å dele kunnskap.

– Det er vanskelig å gå fra et intranett der brukerne i stor grad er passive mottagere av informasjon til et sosialt intranett der det forutsettes aktive brukere for å nå målene om mer dialog og kommunikasjon. Man endrer ikke kultur og arbeidsmåte bare ved å innføre nytt intranett. Dette er prosesser som virkelig krever mye av en organisasjon, både langsiktige strategier og at man har fokus på dette hver dag, sier Linder.

Vil bli viktigere

På et seminar arrangert av Kommunik, faglig forum for kommunikasjon i kommuner og fylkeskommuner, fortalte både Ann-Kristin Endal og Karl-Henrik Linder om sine erfaringer. Endal fortalte at Jernbaneverket grunnet høyt medietrykk og behov for å styrke kommunikasjonen internt har opprettet en egen avdeling for internkommunikasjon, med tre ansatte. Det har, sammen med nytt intranett, gjort at de ansattes tilfredshet med den interne kommunikasjonen har økt. Endal mener internkommunikasjon generelt vil bli enda viktigere i årene som kommer.

– Mange organisasjoner er i nærmest kontinuerlige endringsprosesser. Da er du avhengig av et godt støtteapparat på kommunikasjonssiden for at ansatte skal se den store sammenhengen og skjønne hvorfor man gjennomfører ulike tiltak. Det er et kontinuerlig endringsog forbedringspotensial i alle prosesser – inkludert internkommunikasjonen.

Artikkelen ble publisert i Kommunikasjon nr. 5/2013.

+ Del
comments powered by Disqus