EksternkommunikasjonPublisert 15. april 2016, endret 8. desember 2016

EivinnUeland2

Første kommunene om sammenslåing

Stokke, Andebu og Sandefjord kjører kommunereform på rekordtid og ble de første kommunene til å søke om sammenslåing.

Tekst: Anna Karolin Langhammer

Søknaden om sammenslåingen av kommunene Stokke, Andebu og Sandefjord ble godkjent av kongen i statsråd 24. april, som den første i den pågående kommunereformen. Fra 1. januar 2017 er de tre kommunene én. I kommunikasjonssammenheng har prosessen handlet om alt fra å markedsføre og fasilitere folkemøter til mediehåndtering og produksjon av brosjyremateriell og rollup-bannere.

– Vår mulighet til å ha regien og legge opp en helhetlig strategi for kommunikasjonsarbeidet har vært begrenset. Men jeg tror vi har klart å stable på beina flere gode tiltak som har bidratt til at innbyggerne i stor grad har blitt informert og involvert – til tross for at prosessen har gått i rekordfart, sier informasjonsrådgiver Eivinn Ueland i Sandefjord kommune. En utfordring for kommunereformen er at noen kommuner bruker mye ressurser på utredningsfasen, ifølge kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner.

Når Sandefjord, Andebu og Stokke har lykkes, skyldes det at de har tatt et politisk lederansvar og sagt at de kan gi innbyggerne et bedre tilbud dersom de slår seg sammen. Det handler ikke bare om fornuft, det handler om følelser og om hva man sammen skal bygge opp som er fremtidsrettet, mulighetsorientert og bra for innbyggerne, sa Sanner på en samling om kommunereformen i Oslo i vår.

Ulike, men likeverdige

Engasjementet blant innbyggerne i de to mindre kommunene har vært langt større enn i bykommunen Sandefjord. I Stokke har det vært betydelig motstand i en del av kommunen. I Sandefjord har det ikke vært mobilisering mot kommunesammenslåing. – Forhandlingsutvalget har bevisst fokusert på og drøftet overordnede prinsipper for sammenslåingen. Slik har man blitt enige og ivaretatt en positiv tone mellom politikerne. Det har innbyggerne utvilsomt merket seg og sannsynligvis latt seg påvirke av, mener Ueland. Navnet på den nye kommunen blir Sandefjord. Sandefjord har med sine 45 000 innbyggere tre ganger så mange innbyggere som Stokke og Andebu til sammen. Både i forhandlingene og kommunikasjonsarbeidet har det likevel vært avgjørende at kommunene opptrer som likeverdige.

– Kommunikasjonen må være balansert og samkjørt, slik at ikke folk får en følelse av at én av kommunene sitter i førersetet. Hvis jeg benytter Sandefjord kommunes nettportal, grafiske profil og ekspertise fra egen kommune i all kommunikasjon også tiltenkt Andebu og Stokke, gir det uheldige signaler, utdyper Ueland.

Åpenhet og svar

Et annet suksesskriterium har vært åpenhet. Alle møter har vært åpne for publikum. Vår oppgave har vært å sørge for at innbyggere og ansatte til enhver tid har oversiktlig tilgang til all informasjon som finnes om sammenslåingen. Vi skal også sørge for at alle meninger blir hørt, og at spørsmål blir raskt besvart. Det føler vi at vi har lykkes godt med. Innkallinger, sakslister og protokoller har blitt lagt ut på nett. Det har vært et nært samarbeid med pressen. Folkemøter har blitt streamet på nett, det har vært avholdt nettmøter og blitt kommunisert på Facebook.

– Overfor de ansatte, som nok er mer sultne på informasjon og føler større usikkerhet enn innbyggerne, har vi vært offensive med møter, nyhetsbrev og informasjon på nett. Vi velger å legge alt ut på nett i stedet for intranettet, både for å understreke åpenheten og for å nå absolutt alle, også de som er sykemeldte og borte fra jobb. På en gruppe på Facebook legger vi ut informasjon om alt som rører seg, og oppfordrer medarbeidere til å diskutere seg imellom eller stille spørsmål de måtte ha.

Begrenset negativt fokus. Kommunesammenslåingen gir mange fordeler, som å gå sammen om oppgaver og tjenestetilbud. Men det er også mulige ulemper. Større geografisk avstand både for innbyggere, ansatte og politikere, følelsen av tap av identitet, fare for konsentrasjon av kommunale tjenester i Sandefjord, fare for mindre engasjement og politisk involvering fra innbyggerne. Det å gi gode, saklige og raske svar til kritiske røster har vært viktig for å begrense fokuset på negative konsekvenser.

– At folk fortsatt skal få de kommunale tjenestene der de bor, har vært et kjernebudskap hele veien, sier Ueland, men understreker at de har vært bevisste på å ikke underkommunisere ulempene.

Vokste frem et «vi»

Ressursene til kommunikasjon i prosjektet har vært begrensede. Eivinn Ueland har stått for mye av arbeidet. Men en rekke involverte har jobbet med kommunikasjon på et eller annet nivå. Ordførerne og de øvrige folkevalgte har kommunisert med innbyggerne direkte og gjennom media. Derfor er det vanskelig å tallfeste hvor store ressurser som har gått med til kommunikasjon.

Ulikhetene mellom kommunene gjorde at det ikke var naturlig å ha et fullintegrert samarbeid om kommunikasjon i den første fasen, og kommunene jobbet først stort sett hver for seg. Etter hvert som troen på prosjektet og bevisstheten om et «vi» vokste frem, ble det mer naturlig og legitimt for oss som jobber med kommunikasjon i de tre kommunene, å snakke om felles tiltak. En felles brosjyre til innbyggerne i de tre kommunene var et eksempel på et tidlig samarbeidsprosjekt på tvers, sier Ueland.

Nå som beslutningen er tatt, er situasjonen en helt annen. Det er opprettet en kommunikasjonsgruppe på tvers av kommunene. Fremover skal det lages en informasjonsstrategi der nyhetsbrev, facebookgruppe, nettsider og samlinger vil være blant kanalene. Hovedfokus for kommunikasjonen blir de 4500 ansatte i den nye kommunen.

– Vår egen organisasjon blir på mange måter mer påvirket av sammenslåingen enn innbyggerne gjør, påpeker informasjonsrådgiveren.– Selv om det har vært et klart mål for de folkevalgte å skape et positivt bilde av en sammenslåing, er det viktig å ta potensielle utfordringer på alvor. Forventningene skal være realistiske.

Artikkelen ble publisert i Kommunikasjon nr. 4/2015.

+ Del