SpesialfeltPublisert 20. april 2009, endret 27. oktober 2009

Offentlig kommunikasjon

Hva skiller offentlig og privat kommunikasjonsarbeid?
Offentlig informasjons- og kommunikasjonsvirksomhet har det meste til felles med private virksomheter når det gjelder midler og metoder, kanalvalg osv., men ikke alltid når det gjelder hensikten med kommunikasjonen.

Kort fortalt skal offentlig forvaltning kunne informere for at "kundene" (dvs. brukerne og publikum generelt) ikke skal "kjøpe" det forvaltningen tilbyr, men tvert imot si nei til det. Kan vi tenke oss at et firma, som for eksempel The Coca Cola Company, skulle informere for at folk ikke skal kjøpe Coca cola?

Offentlige forvaltningsorganer som departementer, direktorater, tilsyn og råd, fylkeskommuner og kommuner skal informere og kommunisere på en slik måte at innbyggerne får et solid grunnlag for egne meninger og, om de ønsker det, dermed kan gå imot det stat og kommune  foreslår.

Det vil ikke dermed si at forvaltningen ikke kan informere for ulike tiltak, ordninger osv. I et representativt demokrati forutsettes det at de folkevalgte representerer innbyggerne. Har et folkevalgt organ vedtatt noe, er det derfor helt legitimt å informere for at vedtaket blir forstått og fulgt.

Politiske føringer
Både kommunikasjonspolitikken og forvaltningspolitikken  legger føringer på offentlige forvaltningsorganers informasjons- og kommunikasjonsarbeid

Hva er en kommunikasjonspolitikk?
En kommunikasjonspolitikk er et felles sett av verdier, mål og prinsipper, som skal være retningsgivende for informasjons- og kommunikasjonsarbeidet innen et samfunnsområde, for eksempel offentlig forvaltning.

Forvaltningspolitikken 
Kommunikasjonspolitikkenhar en av sine røtter i forvaltningspolitikken, som inneholder et sett av overordnede verdier og prinsipper for hvordan staten skal styres.

Noen overordnede verdier og prinsipper i forvaltningspolitikken:
- prinsippene som gjelder for en rettstat
- et åpent demokratisk system
- samme mulighet til å påvirke sin livssituasjon
- virkeliggjøre fellesskapets interesser.

Mål i forvaltningspolitikken:
- effektiv ressursutnyttelse
- omstilling og endringsvillighet
- politisk styrbarhet
- søkelys på mål og resultater
- samspill mellom forvaltningens forskjellige ledd og nivåer
- samspill mellom  forvaltningen, publikum og næringslivet.

Noen hovedutfordringer for statsforvaltningen
- befolkning og næringsliv må føle at forvaltningen er nyttig for dem
- en forvaltning som er opptatt av befolkningens og brukernes behov.
- videreføre en bred deltakelse i våre beslutningsprosesser;
- holde balansen mellom statlig styring og lokalt selvstyre

Dette er grundigere behandlet i tidligere stortingsmeldinger om statens forvaltningspolitikk, utredninger om informasjonspolitikk og den årlige forvaltningspolitiske redegjørelsen som statsråden for Fornyings- og administrasjonsdepartementet legger fram for Stortinget. Se også den ferske stortingsmeldingen om forvaltningspolitikken: "Ei forvaltning for demokrati og fellesskap" stortingsmelding nr. 19 (2008-2009).

Betydningen av informasjon og kommunikasjon
Statens legitimitet, dvs. hvor  godt folk aksepterer det staten gjør, avhenger i høy grad av hvilken informasjon folk får og hvor godt informasjon når ut til hver enkelt, og hvor godt staten kommuniserer. Det forutsetter åpne kanaler  til folket, og det må legges til rette for at informasjon også kan flyte andre veien, fra folket til de som skal fatte vedtak og yte tjenester.

Å kommunisere er ikke bare en frivillig sak
Flere lover har bestemmelser som stiller krav til åpenhet og innsyn, tilgjengelighet, krav til å informere osv., bl. a.
- Offentlighetsloven
- Forvaltningsloven
- Kommuneloven
- Plan- og bygningsloven
Men vi finner også krav til opplysning og kommunikasjon i andre lover, som f.eks., lov om sosiale tjenester.

Regler om informasjon
Det finnes regler for å informere bl.a. i
- Utredningsinstruksen (Kap. 7) - som tiller krav til forvaltningens måte å utrede saker på.
- Justisdepartementets hefte "Lovteknikk og lovforberedelse" (kap. 13.3). Her understrekes det bl.a. at behovet for informasjonstiltak bør vurderes allerede på et tidlig trinn i lovarbeidet. Det heter også "Dette krever at man definerer målgrupper, undersøker målgruppenes behov og legger opp formene for informasjon og sammensetningen av informasjonskanaler i forhold til dette."
- Økonomireglementet - inneholder også krav til informasjon.

Borgere og brukere, innbyggere
Både de som faktisk er brukere av offentlige tjenester og service og borgerne generelt, har krav på informasjon og muligheter for kommunikasjon med myndighetene.
Disse begrepene brukes ofte om hverandre.
I informasjonspolitikken er borgere brukt om befolkningen som deltakere i den demokratiske prosessen, mens brukere benyttes om befolkning, næringsliv og organisasjoner når de har rettigheter og plikter i forhold til det offentlige eller mottar tjenester fra det offentlige.  I den nye statlige kommunikasjonspolitikken brukes stort sett bare ordet innbyggerne som en samlebetegnelse for disse.

Kommunikasjon som virkemiddel
I ny statlig kommunikasjonspolitikk slås det fast at informasjon og kommunikasjon skal være et virkemiddel for å oppnå mål og resultater på forskjellige områder. Det er ikke en slags "kakepynt" som kommer til slutt etter at en oppgave, et tiltak, prosjekt o.l. er planlaget eller skal gjennomføres.

Det offentlige har fem hovedvirkemidler for å oppnå mål og resultater: juridiske, økonomiske, teknisk-fysiske, organisatoriske og kommunikative virkemidler. Eksempler:
- Juridiske - lover og regelverk,
f.eks. forbud mot røyking i offentlige lokaler eller påbud om å bruke bilbelte.
- Økonomi - penger, 
f.eks. tilskudd eller avgifter, som tilskudd til energisparing, avgift på sigaretter og alkohol.
- Tekniske/fysiske virkemidler,
som veier, broer,  eller humper i veien for å få bilistene til å kjøre sakte
Organisatoriske virkemidler,
som sammenslåing eller oppslitting av statlige virksomheter,
Kommunikative virkemidler, som informasjon,
for eksempel en kampanje mot tagging, røyking etc.

Informasjon/kommunikasjon som styringsmiddel er et redskap for å få til noe, og dermed ikke nødvendigvis det samme som å informere om noe. Informasjon må derfor være en naturlig og integrert del av oppgaveløsningen i virksomheten. Informasjon er en del av oppgaven uansett hvilken type oppgave det er. 

Politisk og administrativ kommunikasjon i departementene
Skillet mellom politisk og administrativ kommunikasjon er ikke alltid tydelig, og må til en viss grad bero på skjønn. Rollene til politisk ledelse og embetsverket på kommunikasjonsområdet må - som på andre områder - være avklart og kjent.

Den nye statlige kommunikasjonspolitikk er ganske knapp på dette punktet:
Statsråden er både politisk og administrativt øverste leder i et departement. Et departement kommuniserer alltid på vegne av statsråden. På samme måte som fagavdelingene yter statsråden bistand innen sine fagområder, skal kommunikasjonsenheten gi faglig bistand til statsråden. Kommunikasjonssjefen i et departement er ikke politisk ansatt.

+ Del