Kommunikasjonsbetingelser

1. Felles virkelighetsforståelse

En betingelse er  at både den som søker informasjon eller mottar informasjon, og den som gir den, har en rimelig god  felles sosial virkelighet eller virkelighetsforståelse;

"Hvis mennesker definerer situasjoner som virkelige, så blir de virkelige i sine konsekvenser." (Sosiologen W.I. Thomas) Derfor er det viktig å skape en felles virkelighetsoppfatning. Det kan være en utfordring i et samfunn som synes å være mindre homogent enn før, og der mediemangfoldet er større enn noensinne.

Både før og nå er det mennesker som ikke har det samme ståstedet i samfunnet som dem som står bak kommunikasjonskampanjer og andre kommunikasjonstiltak.  Det kan være forskjeller i alder, utdanning, yrke, kultur, osv. 

En måte å oppnå felles virkelighetsforståelse på, i tillegg til den nærhet som ligger i å leve og virke i samme lokalmiljø, er å snakke med hverandre; stille spørsmål, få svar, stille nye spørsmål for å oppklare osv.  Når mennesker møtes, enten fysisk personlig eller på nettet, er dette en mulighet.

2. Evnen til å sette seg i andres sted

En annen betingelse er evnen til å sette seg i andres sted. Den evnen må oppøves. Førstelinjen, som har direkte kontakt med brukere og kunder, kan gi deg en god mulighet til å sette deg i «den andres» sted. De har den direkte kontakten med brukerne og dermed viktig innsikt om dem vi ofte vil nå ut til. Vi kan også foreta brukerundersøkelser, arrangere fokusgrupper osv.

Når det gjelder mediene kan "å sette seg i andres (les: journalistenes) sted" f.eks. bety å holde god kontakt med journalister, skaffe kunnskap om deres arbeidssituasjon og deres vurderingsgrunnlag.

3. Gjensidig respekt

En tredje betingelse er gjensidig respekt

Hvis det er gjensidig respekt mellom avsender og mottaker av informasjon, eller mellom to aktører som kommuniserer med hverandre, finnes det et bedre grunnlag for å være lydhør for hverandre, lytte til hverandre, ta i mot synspunkter og argumenter og å overveie forslag og tilbud.
Spørsmål til deg: Hvordan kan din virksomhet vise respekt for, henholdsvis oppnå respekt hos, sine brukere, kunder målgrupper?

4. Gjensidig tillit

En fjerde betingelse er gjensidig tillit

Har du opparbeidet deg tillit hos viktige brukergrupper eller kunder, er klimaet for å kommunisere og å nå fram med et budskap enda bedre. Tillit og respekt henger sammen, og det er ikke lett å si hva som kommer, eller bør komme først.

Det er lett å miste tillit: "Tillit bygges opp i millimeter, men rives ned i meter."

Spørsmål:  Har din virksomhet tillit i samfunnet?
Hvordan kan virksomheten din vise tillit til, henholdsvis skape tillit hos, sine brukere, kunder målgrupper?

5. Troverdighet

En femte betingelse er troverdighet

Troverdighet må opparbeides ved bl.a. å levere varene og holde hva du lover. Det gjelder både organisasjonen som sådan og tilbudene den kommer med.

Det er ikke godt å si hva som kommer først av tillit og troverdighet. På den ene siden må du ha troverdighet for å få tillit, men på den annen side må du ha tillit for å få troverdighet. Disse to henger igjen nøye sammen med respekt.

6. Likeverd

Den sjette betingelsen er likeverd mellom de som kommuniserer

Opptrer du ovenfra og ned i din måte å informere og kommunisere på?
Måten du ordlegger deg på, for eksempel ved å bruke fagsjargong som mottakerne ikke er fortrolige med, kan oppfattes på den måten. Tar du ting for gitt som kan tolkes som en negativ oppfatning av brukere, kunder, målgrupper?
Gir du dem mulighet for selv å styre kommunikasjonsprosessen på sine egne premisser og ut fra egne behov?
 
Et av de fem prinsippene i den statlige informasjonspolitikken, kommunikasjonsprinsippet, legger nettopp vekt på likeverd i kommunikasjonsprosessen. Kanskje passer kommunikasjonsprinsippet også for private virksomheter?

Du må gjøre det - vise det i handling:

Ingen ting av dette kan du ta for gitt. Du må vise respekten, opparbeide tilliten, fortjene troverdigheten og skape opplevelsen av likeverd hos den som oppsøker deg for å bli informert, som mottar informasjon du presenterer eller kommuniserer med deg.

Tre ting:

Hvis vi har satset på

• en god nettjeneste med muligheter for toveis kontakt,
• legger opp til muligheter også for direkte personlig (fysisk) kontakt,
• samt aktivt informerer brukere/kunder regelmessig,

er betingelsene til stede for god kommunikasjon med innbyggerne.

Men det kommer an på måten vi gjør det på.