InternkommunikasjonPublisert 9. oktober 2015, endret 9. desember 2016

Temasak Intranett
Intranett

Fra digital oppslagstavle til jobbens nettsamfunn

Intranett er ikke hva det en gang var. Ansatte kan like, kommentere og dele bilder. Men hvordan komme i gang? Vi har snakket med norske virksomheter om digital internkommunikasjon. Det er ikke så kjedelig som det høres ut som.

Tekst: Margrethe Zacho Haarde Foto: Siv Dolmen

Det blir jo lett masse corporate bullshit når jeg skal forklare dette, ler Per Rehnberg, mannen bak intranettet til Colosseum Smile – Nordens største konsern av tannhelseklinikker.

– For oss handlet det om å skape en god bedriftskultur og gi de ansatte på tvers av landegrenser og kontorer mulighet til å kommunisere lettere og få et ansikt på hverandre.

Intranett er ikke hva det en gang var: en støvete nettside for ansatte som knapt besøkes. I dag ønsker mange å gjøre deler av jobben via intranett, de ønsker et digitalt møtested med kolleger og selvfølgelig en informasjonsbank der man kan sjekke hvor mange timer en må jobbe før sjefen spanderer overtidsmat. Men hvordan velge løsning i jungelen av tilby dere? Hvordan tenkte de som har lykkes med å etablere et nytt digitalt verktøy for internkommunikasjon?

Tok prosjektet i egne hender

Per Rehnberg

For tre år siden møtte Rehnberg for første gang de 800 ansatte fordelt på 41 klinikker i Skandinavia. Som administrerende direktør forsto han at noe måtte gjøres med internkommunikasjonen og det litt fort. Derfor holdt han i «prosjekt intranett» selv. På to måneder, og med et minimalt budsjett, fikk han det opp og stå.

– Jeg hadde tidligere vært med på å sette opp et klassisk intranett tuftet på Episerver. Da må man leie inn konsulenter, etablere en prosjektgruppe og sette av en del penger. Det er et godt system, men ressurskrevende og ikke minst tidkrevende å etablere. Også i ettertid er man avhengig av konsulenter hvis noe skal endres. Det hadde jeg verken tid eller ressurser til nå.

Negative statusoppdateringer

Den nå avgåtte Colosseum Smile-sjefen henvendte seg til et ungt, lite konsulentselskap som leverte programmet Mylive. Intranettet har en nyhetsstrøm med mulighet til å kommentere andres tips og bilder, samt beskjedfunksjon. I tillegg skal intranettet fungere som en oppslagsbok med regler og rutiner samt være et sted for obligatorisk rapportering.

– Det var også viktig at klinikkene kunne ha lukkede grupper. Det er ikke så interessant for en klinikk i Skåne å få en melding i feeden om at tannlegene i Trondheim skal spise kake klokken 11. Samtidig ville jeg at flest mulig skulle dra nytte av andre klinikkers suksessfaktorer, sier Rehnberg.

– Dessuten var det avgjørende at lederne i selskapet selv enkelt kunne administrere programmet, slik at ansatte som sluttet, ble fjernet og nye kom til med det samme.

Rehnberg har holdt foredrag om temaet og vet at mange ledere er skeptiske til intranett med en «sosial medie»-funksjon. Selv opplevde han at det ga transparens og bedre arbeidsmiljø.

– Vi opplevde at ansatte la ut meldinger som fikk uønskede konsekvenser, men da er det jo enkelt å ta kontakt og komme til bunns i misnøyen.

preview-12

– Hva er viktigst?

Eidar Grande Vollan er gründer og teamleder hos Netlife Research. Han veileder kunder i å lage best mulig brukeropplevelser for deres organisasjon. Han deler kundenes behov i tre kategorier. Hvilke behov som er mest sentrale, avgjør hva de bør prioritere når de skal bygge opp et intranett.

Vollan lister opp:

  • Effektivisering av arbeidet - Intranettløsningen bør gi mulighet til å få svar på praktiske utfordringer og spørsmål på en enkel og effektiv måte.
  • Bygge kultur på arbeidsplassen og få folk til å trekke i samme retning. Intranettløsningen bør sørge for digital kommunikasjon på tvers av avdelinger og kanskje landegrenser. Her anbefales løsninger med lignende funksjoner som sosiale medier.
  • Målorientert fokus - Dette kan være et sterktbehov hos en salgsbedrift der man hele tiden må vite hvordan man ligger an resultatmessig.

Avhengig av konsulenter

En av kundene Vollan har hjulpet, er Statskog. For to år siden bestemte de seg for å gi internkommunikasjonen et stort digitalt løft. Å få folk til å trekke i samme retning ved å kommunisere selskapets strategi og forstå ansattes behov, var det viktigste. I motsetning til Colosseum Smile satset de på konsulenthjelp.

– Vi fikk hjelp til å definere behov hos ledere og ansatte og å gruppere innhold, forteller Anne Berit Flo, kommunikasjonsrådgiver og webredaktør i Statskog.

De valgte plattformen Sitecore, som har nyhetsstrøm for eksterne og interne nyheter, fagrom-grupper for diskusjoner og muligheter for å rose det ansatte deler på tidslinjen ved å tildele en digital blomst. Blant annet.

– For oss var det helt avgjørende å få ekstern hjelp også for å teste ut hva som fungerte underveis. Vi fikk levert et skall og fylte det selv med innhold.

Både Colosseum Smile og Statskog opplevde en viss utfordring med å få alle ansatte utpå det nye intranettet.

– Det var nok en terskel for å tørre å gå utpå i begynnelsen. Vi er ikke fornøyd med deltagelsen, men engasjementet øker. Stadig flere lager nyheter selv og legger ut, forteller Flo.

– Hvordan fikk dere dem i gang?

– Det handler om bevisstgjøring. Dette har vært oppe i ledermøter, for at lederne skal initiere økt bruk hos sine medarbeidere. Vi gir også de ansatte selv ansvar for å sette seg inn i det som skjer. Vi skal se nærmere på hva mer vi kan gjøre, både aktiviteter av faglig karakter og noe med litt glimt i øyet.

– Facebook har senket terskelen

Innovasjon Norges sjef for digitale medier, Frank Langva, mener det handler om å få folk til å forstå hvorfor intern digital kommunikasjon er viktig. Med 700 ansatte over hele verden er det statlige selskapet helt avhengig av et intranett som fungerer. De anser leverandørene for å være sterke på ulike områder og har selv valgt en kombinasjon av Episerver og Sharepoint. For digitale sosiale aktiviteter bruker de Yammer.

– Brukerterskelen for digital kommunikasjon på jobb er gått ned takket være Facebook og andre sosiale medier. Samtidig ser vi at det for noen er litt vanskelig å flytte det en er vant til å bruke på fritiden sosialt, over til en profesjonell sfære, sier Langva.

7 tips - hvordan flytte folk over på nytt intranett?

preview-5

  1. Fjern fysiske oppslagstavler
  2. Krev at alle går inn ukentlig
  3. Inkluder funkjson der man kan se hvem som bruker tjenesten
  4. Konkurranser og andre aktiviteter
  5. Legg obligatoriske rapporteringsskjemaer til intranettet
  6. Fjern e-post
  7. Ledere bør kommentere og like det ansatte legger ut

Kilde: Per Rehnberg, Colosseum Smile


+ Del