Digital kommunikasjon Publisert 6. juli 2016, endret 8. desember 2016

Dominique Kost foto BI

Brukte terrorforsøk for å forstå virtuelle team

Ved å simulere terrorangrep mot norskekysten har Dominique Kost funnet utfordringene for team som kun kommuniserer digitalt.

Tekst: Jakob Berg Foto: Handelshøyskolen BI

Nysgjerrigheten ble virkelig vekket av å lese om hva Dominique Kost, høyskolelektor ved Institutt for kommunikasjon og kultur ved BI, hadde undersøkt i sitt doktorgradsprosjekt. Mer om det prosjektet om litt. Organisasjonsforskere, som er yrkesgruppen Kost tilhører, vil gjerne se hvordan informasjonsflyten i et team påvirker oppgavene de skal løse. Særlig har hun studert team der medlemmene sitter geografisk spredt. Virtuelle team brukes av svært mange bedrifter, som investerer i avansert videokonferanseutstyr og tar det for gitt at informasjon vil flyte på samme måte som den gjør når mennesker er samlet.

– Det er som å tro at en dykker kan oppføre seg på samme måte under vann som han gjør på land, sier Kost, og forklarer:

– Team samhandler annerledes når de ikke har kontakt ansikt til ansikt. I virtuelle team tror man at andre oppfatter informasjon som gis implisitt, og man glemmer hvem som trenger informasjon til hvilken tid.

Videre er det ifølge BI-lektoren vanskeligere å få bekreftet at informasjon er oppfattet riktig. Det kommer tydelig frem i virtuelle team som jobber med krisehåndtering.

Simulerte terrorangrep

Og her kommer vi tilbake til doktorgradsstudien. For å studere informasjonsflyten i et virtuelt team i en presset situasjon fikk Kost studenter til å løse et konstruert oppdrag – å eliminere en terrorist på vei mot kysten av Norge.

Tre personer som satt på henholdsvis en fregatt, en patruljebåt og et Orion-fly, skulle løse oppdraget som et team. De visste ikke hvem terroristen var, eller hvor vedkommende skulle slå til, og fikk stadig forskjellige bekreftede og ubekreftede meldinger. For å løse oppdraget måtte de skape en tydelig forståelse av hva de skulle gjøre, og de måtte sende nødvendig informasjon til dem som trengte det.

Studien viste at team-medlemmene hadde vanskelig for å forstå både sin egen rolle og de andres oppgaver. De slet med å tilpasse seg endringer underveis. De unnlot å sende kritisk informasjon til teamkollegene, og det utviklet seg undergrupper som laget sin egen forståelse av oppdraget.

– Når simuleringen kjøres i grupper som sitter ansikt til ansikt presterer de bedre, forteller Kost, som har kjørt tilsvarende forsøk med erfarne militær- og politifolk med samme resultat.

Mister den viktige småpraten

En annen utfordring virtuelle team står overfor, er effektivitet.

– Når man kommuniserer elektronisk, går man ofte rett på sak og hopper over den innledende småpraten og den uformelle informasjonsutvekslingen det innebærer. Dermed går man glipp av informasjon om hierarki og kulturforskjeller som kan være viktige for å få et teamarbeid til å fungere. Forhold som ellers gjenspeiler seg i hvem som holder døra, hvem som kommer med kaffen, hvem som setter seg hvor, og hvorfor, sier BI-lektoren.

Denne kunnskapen om virtuelle team har stor betydning for den som skal lede dem.

– Ledelse er i stor grad kommunikasjon, en leder skaper motivasjon og struktur. Lederens utfordring er hvordan hun skal kunne være tilgjengelig når hun ikke bare er en kontordør unna. Hun må bruke mye mer tid på virtuelle en-til-en-samtaler og hele tiden ta med struktur og mål, og hele tiden ta med alle relevante i informasjonsloopen. Og så må hun merke hvor mye autonomi eller oppfølging den enkelte trenger, sier Kost – som med dette antyder hvor verdifulle fysiske møter faktisk er, spesielt for ledere som bruker mye nonverbal kommunikasjon.

Bedre tilgang til kompetanse

Fordelene med virtuelle team er like fullt mange.

– Det åpner for mer effektiv bruk av ressurser. Man kan sette sammen team av spesialister som ikke er samlokalisert, uten at kostnaden blir for høy. Det tilgjengelige kompetansenettverket for en bedrift, enhet eller leder kan dermed vokse enormt uten at kostnadene øker for mye, sier Kost, og fortsetter:

– Men utfordringen vi har avdekket, er at virtuelle team ikke fungerer optimalt av seg selv. For å hente ut effektiviseringsgevinsten er vi nødt til å lære folk å jobbe godt i virtuelle team.

Kost ser en helt annen teknologisk forståelse hos sine studenter enn hos eldre generasjoner, noe som kan bety at virtuelle team vil fungere bedre i fremtiden.

– Vi som lærere på BI bruker sosiale medier som læremidler, for eksempel ved at studentene må levere oppgaver som blogger og Instagram-bilder. Og hvis vi ikke treffer elevene på vår læringsplattform Itslearning, må vi forflytte oss dit hvor de er, og det er gjerne på Facebook.

– Jeg jobbet tidligere som konsulent i Tyskland med teammedlemmer i India og USA, forteller Kost, som selv er halvt tysk, halvt amerikansk kjærlighetsmigrant til Norge.

– Det var frustrerende å alltid vente på svar fra et annet kontinent. Vi fikk aldri kommunisert med hverandre i sanntid fordi det alltid var natt hos noen.

Artikkelen ble publisert i Kommunikasjon nr. 3/2016.

+ Del