Kommunikasjon som ledelsesverktøy

Kommunikasjon som ledelsesverktøy
Prosjektet som ble påbegynt høsten 2003 ledes av professor Sven Hamrefors. Målet er å se hvordan den ytre effektiviteten til en organisasjon kan øke ved bruk av kommunikasjon i ledelsen, men må i følge Hamrefors IKKE forveksles med tidligere prosjekter som har forsøkt å finne sammenhengen mellom kommunikasjon og bunnlinjen. – Ved tradisjonell måling av payback blir kommunikasjon sett på som en aktivitet for så å bli målt på lik linje med f.eks produksjonsprosesser. Vi vil heve oss et nivå og har til hensikt å etablere kommunikasjon som et legitimt ledelsesverktøy, forklarer Hamrefors.

Basis i det praktiske
Med mer enn 20 år som praktisk utøver av kommunikasjonsfaget selv, baserer Hamrefors sitt prosjekt på tilbakemeldinger fra de som i dag jobber i bransjen. Kunnskap som brukes og erfares i det praktiske liv legges til grunn for utredningene og blir så supplert med aktuell teori. – Vi bygger nå et stort kunnskapsnettverk blant praktikere som skal systematiseres slik at det kan belyse hva informasjon og kommunikasjon kan bidra med i bedrifter og organisasjoner, sier Hamrefors. Og det er ikke bare teori fra kommunikasjonsfaget som blir brukt i dette arbeidet. De teoretiske komponentene kan komme fra alle mulige fagfelt så lenge de underbygger de forskjellige temaene som nettverket generer, og på den måten kan være med å gi kommunikasjon som fag økt innflytelse i ledelsestenkning. Nettverket lever på mange måter sitt eget liv og har allerede blitt utfordrende å administrere. Planen var å styre dette via e-post, men etter at nettverket ble globalt jobbes det nå med et eget nettsted for de rundt 250 medlemmene.

Den ”tjukke boken”
Underveis i prosjektet publiseres mindre rapporter etter hvert som tilbakemeldingene fra nettverket danner grunnlag for egne tema. To slike utgivelser er allerede ute og kan hentes fra nettsidene til Sveriges informasjonsforening. Når prosjektet er over skal dette være med å danne grunnlaget for det Hamrefors beskriver som den tjukke boken. – Målet for både Informasjonsforening i Sverige og meg er å etablere noe legitimt innen akademiske kretser på dette emnet slik at det kan hjelpe faget og utøverne, forklarer Hamrefors. En tyngre publisering kan være med å gi grobunn for forskning som igjen kan føre frem mot en mulig doktorgrad i faget kommunikasjon.

Fra aktivitet til ledelsesverktøy
Responsen i de akademiske miljøene, blant store bedrifter og utøverne av faget fortrinnsvis i Sverige har vært stor og utlukkende positiv. Endelig tar noen dette alvorlig og det trengs lyder tilbakemeldingene Hamrefors nå får. Støttespillerne til prosjektet vitner også om at store aktører nå tar dette emnet på alvor. I tillegg til Informasjonsforeningen i Sverige er Alecta, Ericsson, Folksam, JKL, NCC, Observer, Skanska, Vasakronen, Hyresgastforeningen og Vattenfall bidragsyterne som er med å finansiere prosjektet. Et prosjekt som altså skal forsøke å etablere kommunikasjon som et ledelsesverktøy. – Det hele handler om å få til en heving av faget. Hvis vi sammenligner med økonomi er økonomistyring et vanlig ledelsesverktøy samtidig som f.eks bokføring er et legitimt fag innen økonomien. Når det kommer til kommunikasjon har vi f.eks sponsing eller mediekampanjer som egne disipliner innen faget, men at kommunikasjon som disiplin blir sett på som ledelsesverktøy er ikke vanlig på samme måte som innen økonomien. Kan prosjektet bidra til nettopp dette har vi oppnådd mye, sier Hamrefors. Et arbeid som altså skal pågå i fem år.

Stegene i prosjektet:

1. Tilslutning til nettverket
Alle som ønsker å bli med i nettverket er velkommen til det. Det finnes ingen krav for å bli med. Personene som melder seg blir så kontaktet av Hamrefors.

2. Første intervju
Deltakerne i nettverket blir så intervjuet i en time. I denne fasen forteller deltakerne om sine egne erfaringer av hvordan informasjon og kommunikasjon kan forbedre effektiviteten til en organisasjon. Det går også an å bli med i nettverket uten å bli intervjuet.

3. Analyse av tema
Deretter blir alle intervju gjennomgått og sortert i tema. Et tema vil være faktorer/fenomen som defineres som viktige i en informasjons- og kommunikasjonsprosess.

4. Kommunikasjon rundt temaene
Når et tema er tilstrekkelig underbygd publiseres det på et nettsted slik at nettverket kan komme med ytterligere informasjon og innspill. Medlemmene i nettverket står nå fritt til å trekke seg fra videre involvering. Skulle de trekke seg er de også velkommen tilbake i nettverket igjen.

5. Redigering av temaene
Temaene videreutvikles så med stadige søk i relevant teori. Deretter går de ut til nettverket igjen, nettverket reagerer, teori søkes, temaene redigeres osv. slik at steg 4 og 5 blir en "never ending process".

6. Fra beskrivelse til hypotese
Når temaene er bearbeidet tilstrekkelig i nettverket vil medlemmer til slutt komme med egne ideer om hva man kan gjøre. Det vil også bli naturlig å teste noen av ideene i egen virksomhet og dette kan igjen tilbakeføres til nettverket. Slik oppstår empirisk kunnskap.

7. Publisering av funnene
En gang i kvartalet vil en refleksjon rundt et tema bli publisert av Sveriges Informasjonsforening. Publikasjonen gis ut på svensk og engelsk.

8. Publisering i akademisk kontekst
Når temaene er tilstrekkelig underbygd vil de bli publisert gjennom Økonomisk forskningsinstitutts kanaler. Kunnskapen vil bli søkbar for alle som jobber med lederskap og organisasjonsutvikling.