Ny giv for den offentlige årsrapporten

Mange av oss er i gang med årsrapporten for 2008. For enkelte er det årets høydepunkt, for andre en slitsom og hektisk pliktøvelse det er vanskelig å se effekten av. Flere i offentlig virksomhet har spurt seg om investeringen kan forsvares. Høsten 2008 lanserte statsråd Heidi Grande Røys en ny plattform for ledelse i staten. For årsrapporten har dette to konsekvenser. Den ene er at en offentlig virksomhet ikke kan forsvare å lage en årsrapport med mindre den står til investeringen. Den andre er at samfunnsoppdraget, eller verdien virksomheten skaper for samfunnet, må få mer plass enn det klassiske regnskapet når offentlige virksomheter skal gjøre opp status ved årets slutt.

Farmand i utvikling
Børsnoterte selskaper har gitt inspirasjon til mange offentlige årsrapporter med slagside mot økonomi og svak rapportering om hva pengene faktisk har skapt for fellesskapet. Forskjellene på offentlig og privat har til nå ikke vært reflektert godt nok i Farmandjuryens kriterier for årsrapporter. Farmandprisen har tatt signalene på alvor og invitert forfatterne til å fornye vurderingskriteriene for offentlige årsrapporter. Vi har hatt en felles ambisjon om at den årlige Farmandprisen igjen skal oppleves som relevant og faglig utviklende også for statlige og kommunale virksomheter. Samfunnsoppdraget i sentrum De første avsnittene har avslørt at samfunnsoppdraget står sentralt i de nye kriteriene. Fokus er flyttet fra regnskap og noter til rapportering av resultater og effekter knyttet til de overordnede, politisk fastsatte målene som gjelder for virksomheten. I korte trekk forventes det at årsrapporten bidrar til å:

1. Årsrapporten skal forklare samfunnsverdien av virksomheten din og tydeliggjøre virksomhetens plass, rolle og bidrag i samfunnet. Derfor er det også naturlig at årsrapporten tilbyr leseren gode, forståelige og framtidsrettede analyser for fagområdene din virksomhet har ansvaret for.
2.  Årsrapporten må gjøre det lett for leseren å forstå hva som er virksomhetens viktigste strategiske mål og prioriteringer. Å være tydelig betyr at du framhever det viktigste, enten det er positivt eller negativt for virksomheten. Å være modig innebærer at du også rapporterer åpent om mål som ikke er nådd og forklarer hvorfor.

Fra klassisk til utvidet regnskap Tiden da offentlige virksomheter fikk kritikk for tynne regnskapsnoter og manglende balanseoppstilling er forhåpentligvis over, men regnskapet er ikke utelatt i de nye kriteriene. I tråd med budskapet fra Grande Røys forventes det at rapporten forklarer hvordan tildelinger og andre inntekter er anvendt til beste for samfunnet Offentlige virksomheter har like varierte målgrupper som de har oppgaver, og fellesnevnerne er færre enn når børsnoterte selskaper skal rapportere. Derfor skal Farmandkriteriene være et fleksibelt rammeverk med rom for å belønne nye løsninger. Enkelte krav er likevel ufravikelige: Prisen for beste offentlige årsrapport skal i 2009 gå til en rapport som tar målgruppene på alvor, som forklarer hvilke verdier virksomheten skaper for samfunnet - og som derfor synes verdt investeringen.

8 steg mot en god årsrapport

1. Velger du å lage en årsrapport, skal den
   være et strategisk virkemiddel og ikke en
   pliktøvelse
2. Start tidlig - det minsker stress og gjør
   det lettere for andre å bidra med sin
   kompetanse
3.  Et klart formål, tydelige målgrupper og
   målbare suksesskriterier må på plass før
   arbeidet starter
4.  Bruk virksomhetens eksistensgrunnlag
   og hovedoppgaver som grunnlag for å
   planlegge innhold
5. Tenk gjenbruk - ha en klar plan for hvordan
   du skal bruke innholdet i andre kanaler
6. Planlegg i detalj hvordan du skal sikre at
   årsrapporten blir brukt og ikke havner på
   lageret
7. Spørsmålet er ikke om årsrapporten bør
   være på trykk eller web. Spørsmålet må
   være hva som virker
8. Evaluer arbeidet, mål resultatene og dokumenter
   hva du kan gjøre bedre neste år.

Christoffer Paur Knudsen 

er kommunikasjonsrådgiver  Styrkr as. Han har lang erfarin som rådgiver på årsrapporter for offentlige og private virksomheter

Onar Aanestad er kommunikasjonssjef i Statens Pensjonskasse. Han har også bakgrunn som kommunikasjonsrådgiver i Gazette as hvor han bl.a. jobbet med årsrapporter.