God informasjonstenkning hos rådmennene i kommunene

Undertegnede fikk i 2002 tildelt Kommunikasjonsstipendet for å gjennomføre en kartlegging av informasjonsaktiviteten i norske kommuner, særlig knyttet til kravet om aktiv informasjon i Kommunelovens § 4. Prosjektet fikk navnet ”Aktiv kommuneinformasjon”. En kvantitativ undersøkelse ble gjennomført i mars-mai 2003 med rådmenn fra 180 kommuner. Resultatene knyttet til praktisering av offentlighetsloven er tidligere publisert i Kommunikasjon. I det følgende vil jeg fokusere på hvordan informasjonsarbeidet er organisert, hvordan bemanningen er i kommunene når det gjelder informasjonsvirksomheten og hvilke krav som stilles til arbeidet. Der det lar seg gjøre trekker jeg inn undersøkelsen i ”Informasjonspolitikk i kommunene – målrettet bruk av informasjon i offentlig sektor”, gjennomført av Forum for offentlig informasjon i 1997, for å sammenligne relevante funn. (Data fra nevnte undersøkelse blir referert med FOI-97)

Organisering
Blant kommunene i utvalget mitt har en tredjedel tilsatt egen informasjonsmedarbeider. Halvparten av informasjonsmedarbeiderne er plassert i stab under rådmannen. Likevel er ikke alle disse med i rådmannens ledergruppe. Faktisk er så mye som 40 prosent av dem ikke med i ledergruppa. En tredjedel av informasjonsmedarbeiderne er organisatorisk plassert i en driftsenhet/etat, og de er heller ikke med i ledergruppa. I FOI-97 ble det undersøkt om kommunene hadde en informasjonsleder, noe en tredjedel hadde den gang. Halvparten av disse var med i ledergruppen. Det er naturlig at andelen fra denne undersøkelsen er noe høyere da spørsmålet gjaldt kun ledere og ikke alle informasjonsansatte som er tilfelle i min undersøkelse. I all hovedsak viser resultatene liten forandring fra FOI-undersøkelsen i 1997.

Utdannelse
Hva med den høyeste utdannelsen til disse infomedarbeiderne i 2003? Generelt har informasjonsmedarbeiderne høy og relevant utdanning. En fjerdedel hadde høgskoleutdanning i kommunikasjon/media. På andreplass kom annen høgskoleutdanning, og på tredjeplass annen universitetsutdanning.

Uten egen informasjonsmedarbeider
Det er naturlig nok de minste kommunene som ikke har egne ansatt til informasjonsarbeidet. I disse kommunene er det servicekontoret og personalkontoret som vanligvis tar seg av informasjonsjobben. I de minste kommunene er det også vanlig at ledere av andre enheter og etater utfører informasjonsarbeid. Det er spesielt kommuner med mindre enn 10.000 innbyggere, samt om lag tredjeparten av de med 10-30.000 innbyggere som ikke har egen medarbeider for informasjonsarbeidet.

Krav og mål
Rådmennene ble også presentert for elleve utsagn med krav til innsats innen informasjon og kommunikasjon, og om disse er helt eller delvis dekkende for kommuneadministrasjonens krav/mål på området. De skulle også svare på om disse kravene er nedfelt i styringsdokumenter som planer, instrukser etc. De elleve utsagnene er av typen ”Sikre innbyggerne og virksomhetene lett tilgang på informasjon om sine rettigheter, plikter og muligheter”. De forholder seg i høy grad til prinsippene i den statlige informasjonspolitikken, slik disse er tilrettelagt for kommunesektoren i Arne Simonsens ”Håndbok i kommunal informasjon”. Det rådmennene svarer, kan gi et bilde av rådmennenes tenkning når det gjelder kommunens informasjonsarbeid. Svarene viser at rådmennene mener at alle utsagnene er helt eller delvis dekkende for kommunens krav og mål på området informasjon/kommunikasjon. Svarandelen varierer mellom 74 og 80 prosent i forhold til hvert enkelt utsagn. Sett fra et informasjonsfaglig ståsted er dette positivt.

Kravene i kommuneloven lite forankret
Svarene om krav og mål står i skarp kontrast til hva de samme rådmennene sier på spørsmål om disse gode kravene til (eller retningslinjene for) informasjon er nedfelt i kommunens styringsdokumenter. Stort sett har de ikke det. Svarene varierer mellom 10 og 20 prosent for hver enkelt påstand. Kravene til forankring av informasjonsarbeidet i kommunens styringsdokumenter øker med størrelsen på kommunen. Tenkningen er utmerket, men den finnes tilsynelatende bare i liten utstrekning som skriftlige retningslinjer for kommunens ansatte. Det kan med andre ord se ut som om det er et gap mellom idealer og realiteter. Det behøver ikke nødvendigvis være negativt. Tvert om kan det ses på som et godt utgangspunkt for forbedringer. Kun en tredjedel av kommunene har en overordnet plan og strategi for informasjon og det er de store kommunene som dominerer her. Like fullt er det også mangler hos de store kommunene når det gjelder forankring av informasjonsarbeidet|, for det viser seg at få etterlever kravet i kommunelovens paragraf 4 om aktiv informasjonsplikt ved å legge dette inn i kommuneplaner eller andre planer og instrukser for kommunens enheter.

Hensikter med informasjonsarbeidet
Min undersøkelse prøvde også å avdekke ulike hensikter den administrativ ledelsen i kommunene har med informasjonsarbeid. Rådmennene ble presentert for en rekke utsagn som kan knyttes opp mot James Grunigs fire modeller for informasjonsarbeid og bedt om å angi hvilke utsagn de selv mener er viktig for deres informasjonsarbeid. Rådmennene var stort sett uenige i at deres hensikter stemmer overens med Grunigs ”press agentry”- modell, eller propagandamodellen, som den kalles på norsk. Heller ikke ”public information”-modellen (informasjonsmodellen) var de uten videre enige i dekket hensiktene med kommunens informasjonsarbeid. Rådmennene var uenige i de mest ”negative” utsagnene knyttet til modellen ”toveis asymmetrisk kommunikasjon” og enig i det mest ”positive” utsagnet. Til gjengjeld synes rådmennene i hovedsak å slutte seg til modellen ”toveis symmetrisk kommunikasjon”, selv om svarene ikke er like entydige på alle disse utsagnene.

Faglig kompetanse
Rådmennene ble slutt spurt i hvilken grad kommuneadministrasjonen disponerer faglig kompetanse innen strategisk ledelse av informasjon/ kommunikasjon. Det bør vel understrekes at dette er kompetanse kommunene har generelt, og ikke bare i forhold til informasjon. Igjen er det slik at de store kommunene har betydelig mer kompetanse enn de mindre. De middels store og store kommunene har en god del kompetanse på målgruppeanalyser og på definere mål for informasjonsarbeidet. Kompetanse til å lage strategier for å løse problemer med informasjon er noe det finnes en god del av, men når det kommer til evaluering av informasjonstiltak stiller de fleste kommunene bare i noen grad med særlig kompetanse.

Eksterne viktige infokanaler
Rådmennene ble bedt om å angi hvor viktig 18 måter å informere utad på var for kommunen. Jeg nevner her kun de som et flertall av rådmennene mente var ganske eller svært viktig: Nettsider (internett), servicetorg, lokalavis eller bygdeblad med bilag eller egne sider med annonser og kunngjøringer fra kommunen, eller vanlig redaksjonelt stoff (i FOI-undersøkelsen prioriterte halvparten pressekontakt), personlig kontakt med berørte parter, svare eller sende ut e-post, telefontjeneste. Produksjon av materiell – ”Brosjyrer/ foldere/ flygeblad” – ble ikke ansett som viktig. I FOI-undersøkelsen fra 1997 prioriterte 40 prosent produksjon av infomateriell i stor eller svært stor grad. (Den gang ble det ikke spurt om nettsteder.)

Viktige funn i undersøkelsen

• Halvparten av de informasjonsansvarlige i kommunene er i stab direkte under rådmannen
• En tredjedel av kommunene har ansatt egne informasjonsmedarbeidere
• En tredjedel av informasjonsmedarbeideren i kommunene har høyere utdanning innen kommunikasjon og media.
• En tredjedel av landets kommuner har en overordnet plan for sin informasjonsvirksomhet
• Kommunelovens paragraf 4 om aktiv informasjonsplikt er i liten grad konkretisert i styringsdokumenter
• Personlig kontakt og nettsider er kommunenes viktigste informasjonskanaler
• Bilag og annonser i lokale medier er også viktig. I egg ser 22 prosent av kommunene at informasjonsavis til innbyggerne som en viktig kanal.